In der heutigen Logistik sind Daten, präzise Planung und die Fähigkeit, in Echtzeit zu reagieren, entscheidend. Chaos auf Rampen, unnötiges Warten auf Lkw oder verwirrende Kommunikation mit Transportdienstleistern kostet Unternehmen weiterhin Zeit und Geld. Wir sprachen mit Dana Klištincová, Vertriebsleiterin von Lotraco, darüber, wie man die volle Kontrolle über Logistikprozesse erhält, welche Vorteile die Digitalisierung des Hofmanagements sind und warum es sich lohnt, Änderungen nicht aufzuschieben. Dieses Unternehmen konzentriert sich darauf, die Bewegung von Fahrzeugen und Gütern durch die Time Slot Control (TSC)-Lösung zu optimieren.

Welche logistischen Prozesse können durch TSC-Lösungen gesteuert, geplant und bewertet werden?

Time Slot Control ist eine interaktive Online-Plattform, die Logistikprozesse optimiert und die vollständige Kontrolle über jedes Glied in der Lieferkette bietet. Sie umfasst das vollständige Management von Fahrzeugankünften und -abfahrten, von der Erstellung von Zeitfensterreservierungen über das Be- und Entlademanagement bis hin zur eigentlichen Abwicklung des Be- oder Entladens an den Rampen. Sie ermöglicht die Koordination der Bewegung von Lkw, die Planung und Verwaltung der Kapazitäten des Lagers, Personals und der Umschlagsausrüstung und sorgt gleichzeitig für eine transparente Kommunikation mit den Transportunternehmen.

Time Slot Control ist mehr als nur ein Werkzeug zur Buchung von Zeitfenstern. Es handelt sich um eine vollständige Hofverwaltungslösung, die Planung, Vor-Ort-Prozesse und Automatisierung miteinander verbindet. Unsere Plattform organisiert den Betrieb eines Lagers, einer Produktion oder eines anderen Bereichs mit Selbstbedienungskiosken für Transportunternehmen und Besucher, wo Nutzer in OHS geschult, ihre Telefonnummer überprüfen und die Richtigkeit anderer Daten wie Name, Nachname, Unternehmen usw. überprüfen. Kioske können auch mit einem Dokumentenleser (ID-Karten, Reisepässe) ausgestattet werden. Dies verringert das Risiko von Phantomtransporten, die heutzutage ein aktuelles Thema sind, erheblich. Die Kommunikation mit den Fahrern selbst erfolgt über das SMS-Modul Call to Gate. Time Slot Control automatisiert den Ankunfts- und Abfahrtsprozess der Transportunternehmen durch das Yard-Management – automatische Torhäuser, in denen das Kamerasystem das Kennzeichen des Fahrzeugs erkennt, systematisch die Legitimität des Zutritts prüft und LED-Paneele den Fahrer zur passenden Station – Rampen, Waage usw. – führen.

Neben dem operativen Management ist der entscheidende Teil auch die Analyse historischer Daten zur Rampennutzung, Wartezeiten, Pünktlichkeit der Transportunternehmen oder zum Verlauf von Manipulationen. Dies gibt Unternehmen einen genauen Überblick über die Leistung der Logistikprozesse und kann diese systematisch optimieren.

Was sind die spezifischen Vorteile von TSC, selbst für verschiedene Unternehmenstypen?

Der Hauptvorteil liegt in der Beseitigung von Chaos auf Rampen und einer deutlichen Verkürzung der Wartezeiten sowie in der Beschaffung von Daten für Analysen und der Einrichtung von Prozessen, Ressourcen, KPIs und mehr. Dank TSC nutzen Unternehmen Lager- und Personalkapazitäten besser, was zu einer effektiven Senkung der Betriebs- und Investitionskosten sowie einer höheren Betriebsproduktivität führt . Ebenso wichtig ist die höhere Zuverlässigkeit der Lieferkette und die transparenten Beziehungen zu den Transportunternehmen. Die Vorteile variieren je nach Segment. Die Automobilindustrie schätzt besonders die Pünktlichkeit von Lieferungen im Just-in-Time-Modus, was für den unterbrechungsfreien Produktionsbetrieb entscheidend ist. Insbesondere sind die Einhaltung der Lieferzeiten hinsichtlich der Frische der Waren, die Minimierung von Ausfallzeiten und effizientes Management von Empfang und Versand in der Lebensmittelindustrie unerlässlich. Fertigungsunternehmen legen Wert auf Lieferstabilität und Produktionskontinuität, während Einzelhandels- und Vertriebszentren Wert auf Bearbeitungsgeschwindigkeit und die Fähigkeit zur Bewältigung von Betriebsspitzen legen. Transparenz gegenüber Kunden ist besonders wichtig für Logistikunternehmen – Informationen über einzelne Schritte und Buchungsstatus sind online in Echtzeit verfügbar. Ebenso wichtig ist die Möglichkeit, die Abläufe ohne Kapazitätserweiterung zu skalieren. Ein weiterer wichtiger und heutzutage oft erwähnter Vorteil ist die erhöhte Sicherheit sowohl des Betriebs der Räumlichkeiten als auch der festgelegten Prozesse sowie der Schutz vor Phantomtransporten.

Wie lange dauert die Implementierung von TSC typischerweise von der Erstanalyse bis zum vollständigen Betrieb?

Die Verfügbarkeit unserer Lösung ist für Kunden standardmäßig von 24 bis 48 Stunden verfügbar, was bedeutet, dass Nutzer innerhalb von maximal zwei Tagen Zugriff auf unsere Softwarelösung erhalten. Wir versuchen, die Implementierungsphase für Unternehmen so weit wie möglich zu vereinfachen und ihnen zu helfen – entweder durch die Einrichtung der Anwendung oder durch erste Schulungen. Wir sind oft Teil der Prozesse innerhalb des Unternehmens, wobei unser Vertriebsmitarbeiter als externer Berater fungiert.

Die Dauer der Implementierung hängt von der Größe des Betriebs und dem Grad der Integration mit den umliegenden Systemen ab, aber typischerweise liegen wir im Bereich von zwei bis sechs Monaten. Eine erste Analyse der Prozesse ist entscheidend, da wir das System genau auf einen bestimmten Kunden zugeschnitten gestalten können. Ein wichtiger Faktor ist auch der Ansatz des internen Teams des Kunden gegenüber dem TSC-Implementierungsprojekt selbst. Unzureichende Beteiligung oder mangelnde Veränderungsbereitschaft, kann den gesamten Prozess unnötig verlängern. Im Gegenteil, ein proaktiver Ansatz und die Bereitschaft, bestehende Prozesse zu optimieren, die Implementierung deutlich zu beschleunigen, deren Effizienz zu steigern, Gesamtkosten – sei es finanziell oder durch Ressourceneinsparungen – zu senken und sind dann in kürzerer Zeit spürbar. Dank unserer modularen Architektur und Cloud-Lösung können wir die Bereitstellung deutlich beschleunigen. Außerdem beginnen Kunden oft mit einem Pilotbetrieb, bei dem wir die Erwartungen des Kunden mit den TSC-Einstellungen für den jeweiligen Betrieb harmonisieren. Es ist auch notwendig, die Transportunternehmen einzubeziehen, damit sie das System aktiv nutzen. Die konsequente Einbindung aller Beteiligten führt zu einer schnellen Einführung des Systems, und die positiven Auswirkungen der TSC-Implementierung sind im Betrieb sehr schnell spürbar.

In wie vielen Ländern wird die Lösung derzeit eingesetzt? Wird der Einsatz in anderen Ländern vorbereitet?

Heute ist TSC in fast zwanzig europäischen Ländern eingesetzt und wir erweitern seine Nutzung schrittweise nicht nur in Europa, sondern auch auf Märkten weltweit. Unsere Lösung ist von Anfang an international konzipiert, einschließlich 11 Sprachmutationen und Unterstützung für verschiedene operative Details. Wir bereiten derzeit weitere Implementierungen vor, sowohl für bestehende Kunden an neuen Standorten als auch für neue Kunden im Ausland. Wir sehen eine wachsende Nachfrage, insbesondere von multinationalen Unternehmen, die das Logistikmanagement regionsübergreifend vereinheitlichen wollen.

Planen Sie, die Funktionalitäten dieses Systems in naher Zukunft weiter auszubauen? Wenn ja, worum geht es darum?

Natürlich entwickeln wir das Produkt ständig. Wir verlassen uns stark auf das, was unsere Kunden selbst sagen – ihr Feedback und spezifische Bedürfnisse sind für uns eine wichtige Inspirationsquelle. Einige Funktionen werden direkt auf die Anforderungen eines bestimmten Kunden zugeschnitten, andere entwickeln wir für alle Bereiche.

In naher Zukunft werden wir uns hauptsächlich auf prädiktive Analysen, Automatisierung der Planung und eine engere Integration mit WMS-, TMS- und ERP-Systemen konzentrieren. Wir legen auch großen Wert darauf, dass das System einfach zu bedienen ist – sei es ein Disponent am Monitor oder ein Fahrer mit einem Telefon in der Hand. Wir möchten, dass jeder genau die benötigten Informationen zur Hand hat. Gleichzeitig erweitern wir die Konfigurationsmöglichkeiten, damit Kunden das System zunehmend an ihre eigenen Prozesse anpassen können. Wir beziehen auch andere Technologien ein – wie das Internet der Dinge (IoT) zur Verfolgung der Fahrzeugbewegungen, sei es vor Ort oder auf der Straße, oder automatisierte Kommunikation mit Transportunternehmen. All dies führt zu genaueren Daten, schnelleren Entscheidungsfindungen und reibungsloseren Abläufen.

Was sehen Sie als aktuellere allgemeine Trends im Bereich Yard-Management und Zeitfenstermanagement, sei es in der Tschechischen Republik oder im Ausland?

Ein klarer Trend ist die Digitalisierung und Automatisierung des Logistikbetriebsmanagements. Unternehmen entfernen sich von manueller Tabellenkalkulationsplanung und setzen auf ausgefeilte Systeme, die ein Echtzeit- und datenbasiertes Verkehrsmanagement ermöglichen.

Gleichzeitig wächst der Druck auf Transparenz und Zusammenarbeit in der gesamten Lieferkette. Das Hofmanagement wird somit zu einem Schlüsselelement des gesamten Logistikmanagements und nicht zu einer isolierten Funktion. Dieser Wandel ist im Ausland noch ausgeprägter, gewinnt aber auch in der Tschechischen Republik sehr schnell an Bedeutung.

Warum glauben Sie, dass eine relativ große Anzahl von Unternehmen immer noch zögert, diese Prozesse zu digitalisieren? Welchen Rat würden Sie ihnen geben? Zum Beispiel: Wie und wo sollten sie anfangen?

Es handelt sich oft um eine Kombination aus Angst vor Veränderungen, Unterschätzung der Vorteile und mangelnder Kapazität, das Projekt umzusetzen. Viele Unternehmen erkennen immer noch nicht, wie viel Verlust durch ineffizientes Logistikmanagement verursacht wird, das im Alltag verborgen ist.

Ich empfehle, mit einer gründlichen Vorbereitung zu beginnen – also den aktuellen Stand zu analysieren und die größten operativen Schmerzpunkte und Engpässe zu identifizieren. Darauf aufbauend sollten Sie eine Lösung wählen, die eine schnelle Einführung und Skalierbarkeit entsprechend zukünftigem Wachstum und Geschäftsbedarf ermöglicht. Es ist sehr wichtig, Digitalisierung nicht als einmaliges Projekt zu sehen, sondern als strategischen Schritt hin zu langfristiger Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Dies hängt auch mit der Notwendigkeit zusammen, das Projekt zu phasen und das verantwortliche Team klar zu definieren, das es leitet und abschließen wird. Das Fehlen einer klaren Eigenverantwortung für das Projekt ist ein häufiger Grund für eine erfolglose Umsetzung. Ein detailliertes Verständnis der gewählten Lösung ist ebenfalls unerlässlich. Die Digitalisierung und Automatisierung der Logistik überschneidet sich oft mit anderen Bereichen wie Produktion, Lager oder Sicherheit. Daher sollten Unternehmen berücksichtigen, dass die Implementierung eines einzelnen Systems Prozessanpassungen über mehrere Abteilungen hinweg erfordern kann – und sich bereits in der Analysephase auf diese Änderung vorbereiten.