Kaffee mit Dana Klištincová: Ausgefeilte Systemsteuerung von Operationen in Echtzeit und datenbasiert

In der heutigen Logistik sind Daten, präzise Planung und die Fähigkeit, in Echtzeit zu reagieren, entscheidend. Chaos auf Rampen, unnötiges Warten auf LKWs oder verwirrende Kommunikation mit Zustellern kostet Unternehmen weiterhin Zeit und Geld. Wir sprachen mit Dana Klištincová, Vertriebsleiterin von Lotraco, darüber, wie man die volle Kontrolle über Logistikprozesse erhält, welche Vorteile die Digitalisierung des Hofmanagements sind und warum es sich lohnt, Änderungen nicht aufzuschieben. Dieses Unternehmen konzentriert sich darauf, die Bewegung von Fahrzeugen und Gütern durch die Time Slot Control (TSC)-Lösung zu optimieren.

Welche logistischen Prozesse können durch TSC-Lösungen gesteuert, geplant und bewertet werden?

Time Slot Control ist eine interaktive Online-Plattform, die Logistikprozesse optimiert und die volle Kontrolle über jedes Glied in der Lieferkette bietet.  Es umfasst das vollständige Management von Fahrzeugankünften und -abfahrten, von der Erstellung von Zeitfensterreservierungen über das Be- und Entlademanagement bis hin zur tatsächlichen Abwicklung des Be- oder Entladens an den Rampen. Es ermöglicht Ihnen, die Bewegung von Lkw zu koordinieren, die Kapazitäten des Lagers, des Personals und der Umschlagsausrüstung zu planen und zu verwalten und gleichzeitig eine transparente Kommunikation mit den Lieferern sicherzustellen.

Time Slot Control ist mehr als nur ein Werkzeug zur Buchung von Zeitfenstern. Es handelt sich um eine vollständige Hofmanagement-Lösung, die Planung, Vor-Ort-Prozesse und Automatisierung verbindet. Unsere Plattform organisiert den Betrieb eines Lagers, einer Produktion oder eines anderen Bereichs unter Verwendung von Selbstbedienungskiosken für Zusteller und Besucher, in denen Nutzer in OHS geschult, ihre Telefonnummer überprüfen und die Genauigkeit anderer Daten überprüfen. Zum Beispiel Name, Nachname, Firma usw. Kioske können auch mit einem Dokumentenleser (ID-Karten, Reisepässe) ausgestattet werden. Dies verringert das Risiko von Phantomtransporten erheblich, die heutzutage ein aktuelles Thema sind. Die Kommunikation mit den Fahrern selbst erfolgt über das Call-to-Gate-SMS-Modul. Time Slot Control automatisiert den Ankunfts- und Abfahrtsprozess von Zusteller durch das Bahnhofsmanagement – automatische Torhäuser, bei denen das Kamerasystem das Fahrzeugkennzeichen erkennt, die Legitimität des Zutritts systematisch bewertet und LED-Paneele den Fahrer zur passenden Station – Rampen – führen, Skalen usw.

Neben dem operativen Management ist der entscheidende Teil auch die Analyse historischer Daten zur Rampennutzung, Wartezeiten, Pünktlichkeit der Anbieter oder zum Verlauf der Manipulationen. Dies verschafft Unternehmen einen genauen Überblick über die Leistung der Logistikprozesse und kann diese systematisch optimieren.

Was sind die spezifischen Vorteile von TSC, selbst für verschiedene Unternehmenstypen?

Der Hauptvorteil liegt in der Beseitigung von Chaos auf Rampen und einer deutlichen Verkürzung der Wartezeiten sowie in der Beschaffung von Daten für Analysen und der Einrichtung von Prozessen, Ressourcen, KPIs und mehr. Dank der TSC nutzen Unternehmen die Lager- und Personalkapazitäten besser, was zu einer effektiven Senkung der Betriebs- und Investitionskosten sowie einer höheren Betriebsproduktivität führt . Ebenso wichtig ist die höhere Zuverlässigkeit der Lieferkette und transparente Beziehungen zu den Anbietern. Die Vorteile variieren je nach Segment. Automobile schätzt besonders die Pünktlichkeit der Lieferungen im Just-in-Time-Modus, was für den unterbrochenen Produktionsbetrieb entscheidend ist. Insbesondere sind die Einhaltung der Lieferzeiten hinsichtlich der Frische der Waren, die Minimierung von Ausfallzeiten sowie ein effizientes Management von Empfang und Versand in der Lebensmittelbranche unerlässlich. Fertigungsunternehmen legen großen Wert auf Lieferstabilität und Produktionskontinuität, während Einzelhandels- und Vertriebszentren Wert auf Drehgeschwindigkeit und die Fähigkeit legen, Betriebsspitzen zu bewältigen. Transparenz gegenüber Kunden ist besonders wichtig für Logistikunternehmen – Informationen zu einzelnen Schritten und Buchungsstatus sind online in Echtzeit verfügbar. Ebenso wichtig ist die Fähigkeit, die Operationen zu skalieren, ohne die Kapazität erhöhen zu müssen. Ein weiterer wichtiger und heutzutage oft erwähnter Vorteil ist die erhöhte Sicherheit sowohl im Betrieb der Räumlichkeiten als auch bei den Set-Prozessen sowie der Schutz gegen Phantomtransporte.

Wie lange dauert die Implementierung von TSC typischerweise von der Erstanalyse bis zum vollständigen Betrieb?

Die Verfügbarkeit unserer Lösung ist für Kunden standardmäßig von 24 bis 48 Stunden verfügbar, was bedeutet, dass Nutzer innerhalb von maximal zwei Tagen Zugriff auf unsere Softwarelösung erhalten. Wir versuchen, die Implementierungsphase für Unternehmen so weit wie möglich zu vereinfachen und sie zu unterstützen – entweder durch die Einrichtung der Anwendung oder durch erste Schulungen. Wir sind oft Teil der Prozesse innerhalb des Unternehmens, wobei unser Vertriebsmitarbeiter als externer Berater fungiert.

Die Dauer der Implementierung hängt von der Größe der Operation und dem Grad der Integration mit den umgebenden Systemen ab, aber typischerweise liegen wir im Bereich von zwei bis sechs Monaten. Eine erste Analyse der Prozesse ist entscheidend, da sie es uns ermöglicht, das System genau auf einen bestimmten Kunden abzustimmen. Ein wichtiger Faktor ist auch der Ansatz des internen Teams des Kunden gegenüber dem TSC-Implementierungsprojekt selbst. Unzureichende Beteiligung oder Unwilligkeit zur Veränderung kann den gesamten Prozess unnötig verlängern. Im Gegenteil: Ein proaktiver Ansatz und die Bereitschaft, bestehende Prozesse zu optimieren, beschleunigen die Implementierung erheblich, steigern deren Effizienz, senken die Gesamtkosten – sei es finanziell oder in Form von Ressourceneinsparungen – und sind dann in kürzerer Zeit spürbar. Dank unserer modularen Architektur und Cloud-Lösung können wir die Bereitstellung erheblich beschleunigen. Zusätzlich beginnen Kunden oft mit einem Pilotbetrieb, bei dem wir die Erwartungen der Kunden mit den TSC-Einstellungen für den jeweiligen Betrieb abstimmen. Es ist außerdem notwendig, die Anbieter einzubeziehen, damit sie das System aktiv nutzen. Die konsequente Einbindung aller Beteiligten führt zu einer schnellen Einführung des Systems, und die positiven Auswirkungen der TSC-Implementierung sind im Betrieb sehr schnell spürbar.

In wie vielen Ländern wird die Lösung derzeit eingesetzt? Wird der Einsatz in anderen Ländern vorbereitet?

Heute ist TSC in fast zwanzig europäischen Ländern eingesetzt und wir erweitern seine Nutzung schrittweise nicht nur in Europa, sondern auch in Märkten weltweit. Unsere Lösung ist von Anfang an international konzipiert, einschließlich 11 Sprachmutationen und Unterstützung für verschiedene operative Details. Wir bereiten derzeit weitere Implementierungen vor, sowohl für bestehende Kunden an neuen Standorten als auch für neue Kunden im Ausland. Wir sehen eine wachsende Nachfrage, insbesondere von multinationalen Unternehmen, die das Logistikmanagement regionsübergreifend vereinheitlichen wollen.

Planst du, die Funktionalitäten dieses Systems in naher Zukunft weiter auszubauen? Wenn ja, worum geht es dann um?

Natürlich entwickeln wir das Produkt ständig. Wir verlassen uns stark auf das, was unsere Kunden uns selbst sagen – ihr Feedback und ihre spezifischen Bedürfnisse sind für uns eine wichtige Inspirationsquelle. Einige Funktionen werden direkt auf die Anforderungen eines bestimmten Kunden zugeschnitten, andere entwickeln wir für alle Bereiche.

In naher Zukunft werden wir uns hauptsächlich auf prädiktive Analytik, Automatisierung der Planung und eine engere Integration mit WMS-, TMS- und ERP-Systemen konzentrieren. Wir legen auch großen Wert darauf, dass das System einfach zu bedienen ist – sei es ein Disponent am Monitor oder ein Fahrer mit einem Handy in der Hand. Wir wollen, dass jeder genau die benötigten Informationen zur Hand hat. Gleichzeitig erweitern wir die Konfigurationsoptionen, damit Kunden das System zunehmend an ihre eigenen Prozesse anpassen können. Wir beziehen auch andere Technologien ein – wie das Internet der Dinge (IoT) zur Verfolgung der Fahrzeugbewegungen, sei es auf dem Gelände oder auf der Straße, oder automatisierte Kommunikation mit Anbietern. All dies führt zu genaueren Daten, schnellerer Entscheidungsfindung und reibungsloseren Abläufen.

Was sehen Sie als aktuellere allgemeine Trends im Bereich Gartenmanagement und Zeitfenstermanagement, sei es in der Tschechischen Republik oder im Ausland?

Ein klarer Trend ist die Digitalisierung und Automatisierung des Logistikbetriebsmanagements. Unternehmen entfernen sich von manueller Tabellenkalkulation und setzen auf ausgeklügelte Systeme, die ein Echtzeit- und datenbasiertes Verkehrsmanagement ermöglichen.

Gleichzeitig wächst der Druck auf Transparenz und Zusammenarbeit in der gesamten Lieferkette. Das Werftmanagement wird somit zu einem Schlüsselelement des gesamten Logistikmanagements und nicht zu einer isolierten Funktion. Dieser Wandel ist im Ausland noch ausgeprägter, gewinnt aber auch in der Tschechischen Republik sehr schnell an Terrain.

Warum glauben Sie, dass eine relativ große Anzahl von Unternehmen immer noch zögert, diese Prozesse zu digitalisieren? Welchen Rat würdet ihr ihnen geben? Zum Beispiel: Wie und wo sollten sie anfangen?

Oft ist es eine Kombination aus Angst vor Veränderung, Unterschätzung der Vorteile und fehlender Kapazität, das Projekt umzusetzen. Viele Unternehmen erkennen immer noch nicht, wie viel Verlust durch ineffizientes Logistikmanagement verursacht wird, das im Alltag verborgen bleibt.

Ich würde empfehlen, mit einer gründlichen Vorbereitung zu beginnen – das heißt, den aktuellen Zustand zu analysieren und die größten operativen Schmerzpunkte und Engpässe zu identifizieren. Darauf aufbauend wählen Sie eine Lösung, die eine schnelle Einführung und Skalierbarkeit entsprechend zukünftigem Wachstum und Geschäftsbedarf ermöglicht. Es ist sehr wichtig, die Digitalisierung nicht als einmaliges Projekt zu sehen, sondern als strategischen Schritt hin zu langfristiger Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit. Dies hängt auch mit der Notwendigkeit zusammen, das Projekt zu phasen und klar das verantwortliche Team zu definieren, das es leitet und zur Fertigstellung bringt. Das Fehlen eines klaren Eigentumsverhältnisses am Projekt ist ein häufiger Grund für die erfolglose Umsetzung. Ein detailliertes Verständnis der gewählten Lösung ist ebenfalls unerlässlich. Die Digitalisierung und Automatisierung der Logistik überschneidet sich oft mit anderen Bereichen wie Produktion, Lager oder Sicherheit. Daher sollten Unternehmen berücksichtigen, dass die Implementierung eines einzelnen Systems Prozessanpassungen in mehreren Abteilungen erfordern kann – und sich auf diese Änderung bereits in der Analysephase vorbereiten.