Coffee with Dana Klištincová: operazioni sofisticate di controllo di sistemi in tempo reale e basate sui dati

Nella logistica odierna, i dati, la pianificazione precisa e la capacità di reagire in tempo reale sono fondamentali. Caos sulle rampe, attese inutili per i camion o comunicazioni confuse con i portaoperatori costano ancora alle aziende tempo e denaro. Abbiamo parlato con Dana Klištincová, Direttore Vendite di Lotraco, su come ottenere il pieno controllo dei processi logistici, quali sono i principali vantaggi della digitalizzazione della gestione del deposito e perché vale la pena non rimandare i cambiamenti. Questa azienda si concentra sull'ottimizzazione del movimento di veicoli e merci attraverso la soluzione Time Slot Control (TSC).

Quali processi logistici possono essere gestiti, pianificati e valutati tramite soluzioni TSC?

Time Slot Control è una piattaforma online interattiva che aiuta a ottimizzare i processi logistici e offre il pieno controllo su ogni anello della catena di approvvigionamento.  Copre la gestione completa degli arrivi e delle partenze dei veicoli, dalla creazione delle prenotazioni orari fino alla gestione del carico e dello scarico fino alla gestione effettiva del carico o dello scarico alle rampe. Ti permette di coordinare il movimento dei camion, pianificare e gestire le capacità del magazzino, del personale e delle attrezzature per la movimentazione, e allo stesso tempo garantisce una comunicazione trasparente con i portalettere.

Il Controllo delle Slot Orarie è molto più di uno strumento per prenotare slot orari. Si tratta di una soluzione completa di gestione del giardino che collega pianificazione, processi in loco e automazione. La nostra piattaforma organizza l'operatività di un magazzino, di una produzione o di un'altra area utilizzando chioschi self-service per portalettere e visitatori, dove gli utenti vengono formati in OHS, verificano il numero di telefono e verificano l'accuratezza di altri dati, ad esempio, nome, cognome, azienda, ecc. I chioschi possono anche essere dotati di un lettore di documenti (carte d'identità, passaporti). Questo riduce significativamente il rischio di trasporti fantasma, che oggi sono un argomento molto ricorrente. La comunicazione con i driver avviene tramite il modulo SMS Call to gate. Il Controllo Slot Temporale automatizza il processo di arrivo e uscita dei portalettere tramite la gestione del deposito – gatehouse automatici, dove il sistema di telecamere riconosce la targa del veicolo, valuta sistematicamente la legittimità dell'ingresso nell'area e i pannelli LED guidano il conducente verso la stazione appropriata – rampe, scale, ecc.

Oltre alla gestione operativa, la parte chiave è anche l'analisi dei dati storici sull'utilizzo delle rampe, i tempi di attesa, la puntualità delle compagnie o il corso delle manipolazioni. Questo fornisce alle aziende una panoramica accurata delle prestazioni dei processi logistici e può ottimizzarli sistematicamente.

Quali sono i vantaggi specifici del TSC, anche per diversi tipi di aziende?

Il principale vantaggio risiede nell'eliminazione del caos sulle rampe e in una significativa riduzione dei tempi di attesa, oltre a ottenere dati per l'analisi e poi all'impostazione di processi, risorse, KPI e altro ancora. Grazie al TSC, le aziende sfruttano meglio la capacità di magazzino e risorse umane, il che porta a una riduzione efficace dei costi operativi e di investimento e a una maggiore produttività operativa. Ugualmente importante è la maggiore affidabilità della catena di approvvigionamento e le relazioni trasparenti con i vettori. I benefici variano a seconda dei segmenti. L'industria automobilistica apprezzerà particolarmente la puntualità delle consegne in modalità just-in-time, fondamentale per il funzionamento ininterrotto della produzione. In particolare, il rispetto dei tempi di consegna per quanto riguarda la freschezza delle merci, la minimizzazione dei tempi di inattività e la gestione efficiente della ricezione e spedizione sono essenziali nel settore alimentare. Le aziende manifatturiere danno valore alla stabilità dell'offerta e alla continuità produttiva, mentre i centri di vendita al dettaglio e di distribuzione puntano sulla rapidità di ricambio e sulla capacità di gestire i picchi operativi. La trasparenza verso i clienti è particolarmente cruciale per gli operatori logistici – le informazioni sui singoli passi e sullo stato delle prenotazioni sono disponibili online in tempo reale. Altrettanto importante è la possibilità di scalare le operazioni senza la necessità di aumentare la capacità. Un altro beneficio importante, spesso menzionato oggi, è l'aumento della sicurezza sia del funzionamento dei locali che dei processi prestabiliti, nonché la sicurezza contro i trasporti fantasma.

Quanto tempo ci vuole tipicamente per implementare il TSC dall'analisi iniziale all'operazione completa?

La disponibilità della nostra soluzione è standard da 24 a 48 ore per i clienti, il che significa che gli utenti riceveranno accesso alla nostra soluzione software entro un massimo di due giorni. Cerchiamo di semplificare il più possibile la fase di implementazione per le aziende e le aiutiamo – sia configurando l'applicazione sia con la formazione iniziale. Spesso facciamo parte dei processi all'interno dell'azienda, dove il nostro venditore agisce come consulente esterno.

La durata dell'implementazione dipende dalla dimensione dell'operazione e dal grado di integrazione con i sistemi circostanti, ma tipicamente si trova nell'intervallo tra due e sei mesi. Un'analisi iniziale dei processi è cruciale, che ci permetterà di impostare il sistema esattamente su misura per un cliente specifico. Un fattore importante è anche l'approccio del team interno del cliente al progetto di implementazione TSC stesso. Un coinvolgimento insufficiente o la mancanza di volontà di cambiare possono prolungare inutilmente l'intero processo. Al contrario, un approccio proattivo e la volontà di ottimizzare i processi esistenti accelerano significativamente l'implementazione, ne aumentano l'efficienza, riducono i costi complessivi – sia finanziari che sotto forma di risparmi di risorse – e risultano così visibili in tempi brevi. Grazie alla nostra architettura modulare e alla soluzione cloud, siamo in grado di accelerare significativamente il deployment. Inoltre, i clienti spesso iniziano con un'operazione pilota, in cui armonizzaamo le aspettative del cliente con le impostazioni TSC per l'operazione specifica. È inoltre necessario coinvolgere i portalettere affinché utilizzino attivamente il sistema. Il coinvolgimento costante di tutti gli stakeholder porta a un'adozione rapida del sistema, e gli impatti positivi dell'implementazione del TSC si avvengono molto rapidamente in operazione.

In quanti paesi è attualmente implementata la soluzione? Si sta preparando il dispiegamento in altri paesi?

Oggi, il TSC è implementato in quasi venti paesi europei e stiamo gradualmente espandendo il suo utilizzo non solo in Europa, ma anche nei mercati di tutto il mondo. La nostra soluzione è progettata per essere internazionale fin dall'inizio, includendo 11 mutazioni linguistiche e supporto per vari aspetti operativi. Attualmente stiamo preparando ulteriori implementazioni, sia per clienti esistenti in nuove sedi sia per nuovi clienti all'estero. Vediamo una domanda crescente, soprattutto da parte delle multinazionali che vogliono unificare la gestione logistica tra le regioni.

Hai intenzione di ampliare ulteriormente le funzionalità di questo sistema nel prossimo futuro? Se sì, di cosa si riguarda?

Sicuramente, stiamo costantemente sviluppando il prodotto. Ci affidiamo molto a ciò che ci dicono i nostri clienti stessi – i loro feedback e le loro esigenze specifiche sono una fonte chiave di ispirazione per noi. Alcune funzioni sono create direttamente su misura per le esigenze di un cliente specifico, altre le sviluppiamo per tutti.

Nel prossimo futuro, ci concentreremo principalmente su analisi predittiva, automazione della pianificazione e una maggiore integrazione con sistemi WMS, TMS ed ERP. Ci interessa molto anche la facilità d'uso del sistema – che si tratti di un dispatcher al monitor o di un autista con un telefono in mano. Vogliamo che tutti abbiano esattamente le informazioni di cui hanno bisogno a portata di mano. Allo stesso tempo, stiamo ampliando le opzioni di configurazione affinché i clienti possano adattare sempre più il sistema ai propri processi. Coinvolgiamo anche altre tecnologie – come l'Internet delle Cose (IoT) per tracciare il movimento dei veicoli, sia in sede che su strada, oppure la comunicazione automatizzata con gli operatori. Tutto ciò si traduce in dati più accurati, decisioni più rapide e operazioni più fluide.

Quali vedi come tendenze più generali attuali nel campo della gestione dei cantieri e della gestione delle finestre temporali, sia nella Repubblica Ceca che all'estero?

Una tendenza chiara è la digitalizzazione e l'automazione della gestione delle operazioni logistiche. Le aziende stanno abbandonando la programmazione manuale dei fogli di calcolo e passando a sistemi sofisticati che permettono una gestione del traffico in tempo reale e basata sui dati.

Allo stesso tempo, cresce la pressione per la trasparenza e la collaborazione in tutta la catena di approvvigionamento. La gestione del deposito diventa così un elemento chiave della gestione logistica complessiva, non una funzione isolata. Questo cambiamento è ancora più marcato all'estero, ma sta guadagnando terreno molto rapidamente anche nella Repubblica Ceca.

Perché pensi che un numero relativamente elevato di aziende sia ancora restio a digitalizzare questi processi? Che consiglio daresti loro? Ad esempio, come e da dove dovrebbero iniziare?

Spesso è una combinazione di paura del cambiamento, sottostima dei benefici e mancanza di capacità di realizzare il progetto. Molte aziende ancora non si rendono conto di quanta perdita sia causata da una gestione logistica inefficiente, nascosta nelle operazioni quotidiane.

Consiglierei di iniziare con una preparazione approfondita – cioè analizzare lo stato attuale e individuare i maggiori punti di dolore e colli di bottiglia operativi. Sulla base di ciò, scegli una soluzione che consenta una rapida distribuzione e scalabilità in base alla crescita futura e alle esigenze aziendali. È molto importante non considerare la digitalizzazione come un progetto una tantum, ma come un passo strategico verso l'efficienza e la competitività a lungo termine. Questo è anche legato alla necessità di fare fasi al progetto e definire chiaramente il team responsabile che lo gestirà e lo porterà a termine. La mancanza di una chiara proprietà del progetto è una delle cause comuni per il fallimento dell'implementazione. È inoltre essenziale una comprensione dettagliata della soluzione scelta. La digitalizzazione e l'automazione della logistica spesso si sovrappongono ad altri settori, come la produzione, il magazzino o la sicurezza. Pertanto, le aziende dovrebbero tenere conto che l'implementazione di un singolo sistema può richiedere aggiustamenti di processo su più dipartimenti – e prepararsi a questo cambiamento già nella fase di analisi.