Кава з Даною Кліштінковою: складні системи керують операціями в реальному часі та на основі даних

У сучасній логістиці надзвичайно важливі дані, точне планування та здатність реагувати в реальному часі. Хаос на пандусах, непотрібне очікування вантажівок або заплутана комунікація з перевізниками все одно коштує компаніям часу та грошей. Ми поспілкувалися з Даною Кліштінковою, директоркою з продажу Lotraco, про те, як отримати повний контроль над логістичними процесами, які основні переваги цифровізації управління двором і чому не варто відкладати зміни. Ця компанія зосереджена на оптимізації руху транспортних засобів і вантажів через рішення Time Slot Control (TSC).

Які логістичні процеси можна керувати, планувати та оцінювати за допомогою рішень TSC?

Time Slot Control — це інтерактивна онлайн-платформа, яка допомагає оптимізувати логістичні процеси та забезпечує повний контроль над кожною ланкою ланцюга постачання.  Вона охоплює повне управління прибуттям і відправленням транспортних засобів — від створення часових слотів через управління завантаженням і розвантаженням і фактичним обробкою завантаження або розвантаження на з'їздах. Вона дозволяє координувати рух вантажівок, планувати та керувати потужностями складу, персоналом і обладнанням для обробки, а також забезпечувати прозору комунікацію з перевізниками.

Time Slot Control — це не просто інструмент для бронювання часових слотів. Це повне рішення для управління двором, яке поєднує планування, процеси на місці та автоматизацію. Наша платформа організовує роботу складу, виробництва чи іншої зони за допомогою кіоски самообслуговування для операторів і відвідувачів, де користувачів навчають OHS , перевіряють свій номер телефону та перевіряють точність інших даних, наприклад, ім'я, прізвище, компанія тощо. Кіоски також можуть бути оснащені зчитувачем документів (посвідчення особи, паспорти). Це суттєво знижує ризик фантомних транспортів, які сьогодні є актуальною темою. Комунікація з самими водіями здійснюється через SMS-модуль Call to Gate. Time Slot Control автоматизує процес прибуття та відправлення перевізників через управління двором – автоматичні ворота, де система камер розпізнає номерний знак автомобіля, систематично оцінює легітимність входу в зону, а світлодіодні панелі направляють водія до відповідної станції – пандусів, Гами тощо.

Окрім операційного управління, ключовою частиною є також аналіз історичних даних про використання пандусів, час очікування, пунктуальність авіакомпаній або хід маніпуляцій. Це дає компаніям точний огляд продуктивності логістичних процесів і може систематично їх оптимізувати.

Які конкретні переваги TSC, навіть для різних типів компаній?

Головна перевага полягає у ліквідації хаосу на пандусах і значному скороченні часу очікування, а також у отриманні даних для аналітики та налаштуванні процесів, ресурсів, KPI та іншого. Завдяки TSC компанії краще використовують потужності складів і людських ресурсів, що ефективно знижує операційні та інвестиційні витрати та підвищує операційну продуктивність. Не менш важливою є вища надійність ланцюга постачання та прозорі відносини з перевізниками. Переваги відрізняються залежно від сегменту. Автомобільна промисловість особливо цінує пунктуальність доставок у режимі just-in-time, що є ключовим для безперервної роботи виробництва.  Зокрема, дотримання термінів доставки з урахуванням свіжості товарів, мінімізація простоїв і ефективне управління отриманням і відправкою є надзвичайно важливими в харчовій промисловості. Виробничі компанії цінують стабільність постачання та безперервність виробництва, тоді як роздрібні та розподільчі центри наголошують на швидкості виконання та здатності справлятися з операційними піками. Прозорість щодо клієнтів особливо важлива для логістичних операторів — інформація про окремі кроки та статуси бронювання доступна онлайн у режимі реального часу. Не менш важливою є можливість масштабувати операції без необхідності збільшувати потужність. Ще однією важливою і нині часто згадуваною перевагою є підвищення безпеки як роботи приміщень, так і встановлених процесів, а також захисту від фантомних транспортів.

Скільки зазвичай займає впровадження TSC від початкового аналізу до повної роботи?

Доступність нашого рішення стандартна для клієнтів — від 24 до 48 годин, що означає, що користувачі отримають доступ до нашого програмного забезпечення максимум протягом двох днів. Ми намагаємося максимально спростити етап впровадження для компаній і допомагати їм — або створюючи заявку, або через початкове навчання. Ми часто беремо участь у процесах у компанії, де наш продавець виступає зовнішнім консультантом.

Тривалість реалізації залежить від розміру операції та ступеня інтеграції з навколишніми системами, але зазвичай це триває від двох до шести місяців. Початковий аналіз процесів є критично важливим, що дозволить нам точно налаштувати систему під конкретного клієнта. Важливим фактором також є підхід внутрішньої команди замовника до самого проекту впровадження TSC. Недостатня участь або небажання змінюватися може зайво затягувати весь процес. Навпаки, проактивний підхід і готовність оптимізувати існуючі процеси суттєво прискорюють впровадження, підвищують його ефективність, знижують загальні витрати — фінансові чи у вигляді економії ресурсів — і тоді це помітно за коротший час. Завдяки нашій модульній архітектурі та хмарному рішенню ми можемо суттєво прискорити розгортання. Крім того, клієнти часто починають з пілотної операції, де ми узгоджуємо очікування клієнта з налаштуваннями TSC для конкретної операції. Також необхідно залучати операторів, щоб вони активно користувалися системою. Послідовна участь усіх зацікавлених сторін веде до швидкого впровадження системи, а позитивний вплив впровадження TSC відчувається дуже швидко під час роботи.

У скількох країнах наразі впроваджено це рішення? Чи готується розгортання в інших країнах?

Сьогодні TSC впроваджено майже у двадцяти європейських країнах, і ми поступово розширюємо його використання не лише в Європі, а й на ринках по всьому світу. Наше рішення розроблене з самого початку міжнародним, включаючи 11 мовних мутацій і підтримку різних операційних специфік. Наразі ми готуємо подальші впровадження як для існуючих клієнтів у нових локаціях, так і для нових клієнтів за кордоном. Ми бачимо зростаючий попит, особливо з боку транснаціональних компаній, які прагнуть уніфікувати управління логістикою між регіонами.

Чи плануєте ви найближчим часом розширити функціональність цієї системи? Якщо так, то що це стосуватиме?

Безумовно, ми постійно розвиваємо продукт. Ми дуже покладаємося на те, що нам кажуть самі клієнти — їхній зворотний зв'язок і конкретні потреби є для нас ключовим джерелом натхнення. Деякі функції створюються безпосередньо відповідно до потреб конкретного клієнта, інші — для всіх.

У найближчому майбутньому ми зосередимося переважно на прогнозній аналітиці, автоматизації планування та тіснішій інтеграції з системами WMS, TMS та ERP. Ми також дуже дбаємо про простоту використання системою — чи то диспетчер на моніторі, чи водій із телефоном у руках. Ми хочемо, щоб у кожного була саме та необхідна інформація. Водночас ми розширюємо варіанти конфігурації, щоб клієнти могли дедалі більше адаптувати систему до власних процесів. Ми також використовуємо інші технології — такі як Інтернет речей (IoT) для відстеження руху транспортних засобів, як на території, так і на дорозі, або автоматизований зв'язок із операторами. Усе це призводить до більш точних даних, швидшого прийняття рішень і більш плавної роботи.

Які, на вашу думку, більш загальні поточні тенденції у сфері управління двором і управління часовим вікном, як у Чехії, так і за кордоном?

Чіткою тенденцією є цифровізація та автоматизація управління логістичними операціями. Бізнеси відходять від ручного планування електронних таблиць і переходять на складні системи, які дозволяють керувати трафіком у реальному часі та на основі даних.

Водночас зростає тиск на прозорість і співпрацю по всьому ланцюгу постачання. Таким чином, управління депо стає ключовим елементом загального логістичного управління, а не ізольованою функцією. Цей зсув ще більш виражений за кордоном, але він також дуже швидко набирає популярності в Чехії.

Чому, на вашу думку, досить велика кількість компаній досі вагається оцифрувати ці процеси? Яку пораду ви б їм дали? Наприклад, як і де їм слід починати?

Часто це поєднання страху перед змінами, недооцінки переваг і нестачі спроможності реалізувати проєкт. Багато компаній досі не усвідомлюють, скільки збитків спричиняє неефективне управління логістикою, яке приховано в повсякденних операціях.

Я б порадив почати з ретельної підготовки — тобто аналізу поточного стану та виявлення найбільших операційних проблем і вузьких місць. Виходячи з цього, обирайте рішення, яке забезпечить швидке впровадження та масштабованість відповідно до майбутнього зростання та потреб бізнесу. Дуже важливо не розглядати цифровізацію як одноразовий проєкт, а як стратегічний крок до довгострокової ефективності та конкурентоспроможності. Це також пов'язано з необхідністю поетапно розпланувати проєкт і чітко визначити відповідальну команду, яка керуватиме та доведе його до завершення. Відсутність чіткої власності на проєкт є поширеною причиною невдалої реалізації. Детальне розуміння обраного рішення також є необхідним. Цифровізація та автоматизація логістики часто перетинаються з іншими сферами, такими як виробництво, склад або безпека. Тому компаніям слід враховувати, що впровадження однієї системи може вимагати коригування процесів у кількох відділах — і готуватися до цієї зміни вже на етапі аналізу.