Na kafe s Danou Klištincovou: Sofistikované systémy řídí provoz v reálném čase a na základě dat

V logistice dnes rozhodují data, přesné plánování a schopnost reagovat v reálném čase. Chaos na rampách, zbytečné čekání kamionů nebo nepřehledná komunikace s dopravci přitom firmy stále stojí čas i peníze. O tom, jak lze získat nad logistickými procesy plnou kontrolu, jaké jsou hlavní přínosy digitalizace yard managementu a proč se vyplatí změny neodkládat, jsme hovořili s Danou Klištincovou, obchodní ředitelkou společnosti Lotraco. Tato firma se zaměřuje na optimalizaci pohybu vozidel a zboží prostřednictvím řešení Time Slot Control (TSC).

Jaké logistické procesy lze prostřednictvím řešení TSC řídit, plánovat a vyhodnocovat?

Time Slot Control je interaktivní online platforma, která pomáhá optimalizovat logistické procesy a poskytuje plnou kontrolu nad každým článkem dodavatelského řetězce.  Pokrývá kompletní řízení příjezdů a odjezdů vozidel, od vytvoření rezervace časových oken přes řízení nakládek a vykládek až po samotné odbavení nakládky či vykládky na rampách. Umožňuje koordinovat pohyb kamionů, plánovat a řídit kapacity skladu, personálu i manipulační techniky a zároveň zajišťuje transparentní komunikaci s dopravci.

Time Slot Control je více než jen nástroj pro rezervaci časových slotů. Jedná se o kompletní řešení pro správu yard managementu, které propojuje plánování, procesy na místě a automatizaci. Naše platforma organizuje provoz skladového, výrobního nebo jiného areálu pomocí samoobslužných kiosků pro dopravce i návštěvy, v němž se uživatelé proškolí v BOZP, verifikují své telefonní číslo a ověří správnost dalších údajů, například jméno, příjmení, firmu apod. Kiosky mohou být opatřeny i čtečkou dokladů (občanských průkazů, pasů). Tím výrazně snižujeme riziko fantomových přeprav, které jsou v dnešní době rezonujícím tématem. Komunikace se samotnými řidiči probíhá přes SMS modul Call to gate. Time Slot Control automatizuje proces příjezdu a odjezdu dopravců přes yard management – automatické vrátnice, kdy kamerový systém rozpozná registrační značku vozidla, systémově vyhodnotí oprávněnost vjezdu do areálu a LED panely navigují řidiče na příslušné stanoviště – rampy, váhy apod.

Vedle operativního řízení je klíčovou součástí také analytika historických dat o vytížení ramp, čekacích dobách, dochvilnosti dopravců nebo průběhu manipulací. Firmy tak získávají přesný přehled o výkonnosti logistických procesů a mohou je systematicky optimalizovat.

V čem spočívají konkrétní přínosy TSC, třeba i pro různé typy firem?

Hlavní přínos spočívá v eliminaci chaosu na rampách a výrazném snížení čekacích dob, stejně tak získání dat pro analytiku a následné nastavování procesů, zdrojů, KPI a jiné. Firmy díky TSC lépe využívají kapacity skladů i lidských zdrojů, což vede k efektivnímu snižování provozních i investičních nákladů a vyšší produktivitě provozu. Neméně důležitá je i vyšší spolehlivost dodavatelského řetězce a transparentní vztahy s dopravci. Přínosy se liší podle segmentu. Automotive ocení především přesnost dodávek v režimu just in time, která je klíčová pro nepřerušovaný chod výroby. V potravinářství je zásadní zejména dodržování časů dodávek s ohledem na čerstvost zboží, minimalizace prostojů a efektivní řízení příjmu a expedice. Výrobní firmy oceňují stabilitu zásobování a plynulost výroby, zatímco retail a distribuční centra kladou důraz na rychlost obratu a schopnost zvládat provozní špičky. Pro logistické operátory je zásadní především transparentnost vůči zákazníkům – informace o jednotlivých krocích a stavech rezervací jsou dostupné online v reálném čase. Neméně důležitá je také možnost škálovat operace bez nutnosti navyšovat kapacity. Dalším důležitým a v dnešní době často zmiňovaným přínosem je zvýšení bezpečnosti jak provozu areálu a nastavených procesů, tak i zabezpečení proti fantomovým přepravám.

Jak dlouho obvykle trvá implementace TSC od úvodní analýzy po uvedení do plného provozu?

Dostupnost našeho řešení je pro klienty standardně od 24 do 48 hodin, to znamená, že přístupy do našeho softwarového řešení obdrží uživatelé maximálně do dvou dnů. Implementační fázi se snažíme firmám co nejvíce zjednodušit a být jim nápomocni – ať nastavováním aplikace, tak vstupním školením. Často jsme součástí přímo procesů uvnitř firmy, kdy náš obchodník funguje jako externí konzultant.

Délka implementace se odvíjí od velikosti provozu a míry integrace na okolní systémy, typicky se však pohybujeme v rozmezí dvou až šesti měsíců. Zásadní je úvodní analýza procesů, která nám umožní systém nastavit přesně na míru konkrétního zákazníka. Důležitým faktorem je také přístup interního týmu zákazníka k samotnému projektu implementace TSC. Nedostatečné zapojení či neochota ke změnám mohou celý proces zbytečně prodlužovat. Naopak aktivní přístup a ochota optimalizovat stávající procesy výrazně urychlují implementaci, zvyšují její efektivitu, snižují celkové náklady – ať už finanční, nebo v podobě úspor zdrojů – a jsou pak patrné v kratším čase. Díky modulární architektuře a cloudovému řešení jsme schopni nasazení výrazně urychlit. Klienti navíc často začínají pilotním provozem, kde harmonizujeme očekávání zákazníka s nastavením TSC na daný provoz. Nezbytné je také zapojení dopravců, aby systém aktivně využívali. Důsledné zapojení všech zainteresovaných stran vede k rychlé adopci systému a pozitivní dopady implementace TSC jsou v provozu znát velmi rychle.

V kolika zemích je řešení aktuálně nasazeno? Připravuje se nasazení i v dalších zemích?

TSC je dnes nasazeno v téměř dvou desítkách evropských zemích a postupně rozšiřujeme jeho využití nejen v rámci Evropy, ale i na trzích po celém světě. Naše řešení je od začátku navrženo jako mezinárodní, včetně 11 jazykových mutací a podpory různých provozních specifik. Aktuálně připravujeme další implementace, a to jak u stávajících zákazníků v nových lokalitách, tak u nových klientů v zahraničí. Vidíme rostoucí poptávku zejména ze strany nadnárodních společností, které chtějí sjednotit řízení logistiky napříč regiony.

Chystáte v blízké době další rozšíření funkcionalit tohoto systému? Pokud ano, čeho se bude týkat?

Určitě, produkt neustále rozvíjíme. Hodně přitom vycházíme z toho, co nám říkají sami zákazníci – jejich zpětná vazba a konkrétní potřeby jsou pro nás klíčový zdroj inspirace. Některé funkce vznikají přímo na míru požadavkům konkrétního klienta, jiné rozvíjíme plošně pro všechny.

V nejbližším období se soustředíme hlavně na prediktivní analytiku, automatizaci plánování a těsnější propojení s WMS, TMS a ERP systémy. Hodně nám záleží i na tom, aby se systém dobře používal – ať už jde o dispečera u monitoru nebo řidiče s telefonem v ruce. Chceme, aby každý měl po ruce přesně ty informace, které zrovna potřebuje. Zároveň rozšiřujeme možnosti konfigurace, takže si zákazníci mohou systém stále víc přizpůsobit vlastním procesům. Zapojujeme i další technologie – třeba internet věcí (IoT) pro sledování pohybu vozidel, ať už v areálu nebo na cestě, případně automatizovanou komunikaci s dopravci. To všechno ve výsledku znamená přesnější data, rychlejší rozhodování a plynulejší provoz.

Jaké spatřujete obecnější současné trendy v oblasti yard managementu a řízení časových oken, ať už v Česku nebo v zahraničí?

Jednoznačným trendem je digitalizace a automatizace řízení logistických operací. Firmy opouštějí manuální plánování v tabulkách a přecházejí na sofistikované systémy, které umožňují řídit provoz v reálném čase a na základě dat.

Zároveň roste tlak na transparentnost a spolupráci napříč dodavatelským řetězcem. Yard management se tak stává klíčovým prvkem celkového řízení logistiky, nikoli izolovanou funkcí. V zahraničí je tento posun ještě výraznější, ale velmi rychle se prosazuje i v ČR.

Proč podle vás stále poměrně velké množství firem váhá s digitalizací těchto procesů? Co byste jim poradili? Například jak a čím mají začít?

Často jde o kombinaci obav ze změny, nedocenění přínosů a nedostatku kapacit na realizaci projektu. Mnoho firem si stále neuvědomuje, jak velké ztráty vznikají neefektivním řízením logistiky, které jsou skryty v každodenním provozu.

Doporučila bych začít důkladnou přípravou – tedy analýzou současného stavu a identifikací největších provozních bolestí a úzkých míst. Na základě toho zvolit řešení, které umožní rychlé nasazení a škálovatelnost podle budoucího růstu a potřeb firmy. Velmi důležité je nevnímat digitalizaci jako jednorázový projekt, ale jako strategický krok k dlouhodobé efektivitě a konkurenceschopnosti. S tím souvisí i nutnost projekt rozfázovat a jasně definovat odpovědný tým, který jej bude řídit a dotahovat do konce. Právě absence jasného vlastnictví projektu bývá častým důvodem neúspěšné implementace. Zásadní je také detailní porozumění vybranému řešení. Digitalizace a automatizace logistiky má mnohdy přesah do dalších oblastí, jako je výroba, sklad nebo bezpečnost. Firmy by proto měly počítat s tím, že zavedení jednoho systému může vyžadovat úpravy procesů napříč více odděleními – a na tuto změnu se připravit již ve fázi analýzy.