Káva s Danou Klištincovou: Sofistikované systémy riadia operácie v reálnom čase a na základe dát

V logistike sú dnes kľúčové dáta, presné plánovanie a schopnosť reagovať v reálnom čase. Chaos na nájazdoch, zbytočné čakanie na nákladné autá alebo mätúca komunikácia s dopravcami stále stoja firmy čas a peniaze. Rozprávali sme sa s Danou Klištincovou, riaditeľkou predaja spoločnosti Lotraco, o tom, ako získať plnú kontrolu nad logistickými procesmi, aké sú hlavné výhody digitalizácie správy dvorov a prečo sa oplatí neodkladať zmeny. Táto spoločnosť sa zameriava na optimalizáciu pohybu vozidiel a tovaru prostredníctvom riešenia Time Slot Control (TSC).

Aké logistické procesy je možné riadiť, plánovať a hodnotiť prostredníctvom riešení TSC?

Time Slot Control je interaktívna online platforma, ktorá pomáha optimalizovať logistické procesy a poskytuje plnú kontrolu nad každým článkom dodávateľského reťazca.  Zahŕňa kompletné riadenie príchodov a odchodov vozidiel, od vytvárania rezervácií časových úsekov cez riadenie nakladania a vykládky až po samotné spracovanie nakladania alebo vykladania na rampach. Umožňuje vám koordinovať pohyb nákladných áut, plánovať a riadiť kapacity skladu, personálu a manipulačného vybavenia, a zároveň zabezpečuje transparentnú komunikáciu s dopravcami.

Time Slot Control nie je len nástroj na rezerváciu časových slotov. Ide o kompletné riešenie na správu dvora, ktoré spája plánovanie, procesy na mieste a automatizáciu. Naša platforma organizuje prevádzku skladu, výrobnej alebo inej oblasti pomocou samoobslužných kioskov pre dopravcov a návštevníkov, kde sú používatelia školení v oblasti BOZP, overujú svoje telefónne číslo a overujú presnosť ďalších údajov, napríklad meno, priezvisko, spoločnosť a podobne. Kiosky môžu byť tiež vybavené čítačkou dokumentov (občianske preukazy, pasy). To výrazne znižuje riziko fantómových transportov, ktoré sú dnes veľmi populárnou témou. Komunikácia s vodičmi prebieha prostredníctvom SMS modulu Call to gate. Time Slot Control automatizuje proces príchodu a odchodu dopravcov prostredníctvom správy dvora – automatických bránnych búdok, kde kamerový systém rozpoznáva evidenčné číslo vozidla, systematicky hodnotí oprávnenosť vstupu do oblasti a LED panely navigujú vodiča na príslušnú stanicu – rampy, stupnice a podobne.

Okrem prevádzkového manažmentu je kľúčovou súčasťou aj analýza historických údajov o využívaní ramp, čakacích dobách, dochvíľnosti dopravcov alebo priebehu manipulácií. To poskytuje firmám presný prehľad o výkonnosti logistických procesov a môže ich systematicky optimalizovať.

Aké sú konkrétne výhody TSC, aj pre rôzne typy spoločností?

Hlavný prínos spočíva v odstránení chaosu na rampách a výraznom skrátení čakacích dob, ako aj v získavaní dát pre analytiku a následnom nastavovaní procesov, zdrojov, KPI a ďalších faktorov. Vďaka TSC firmy lepšie využívajú kapacity skladov a ľudských zdrojov, čo vedie k efektívnemu zníženiu prevádzkových a investičných nákladov a vyššej prevádzkovej produktivite. Rovnako dôležitá je vyššia spoľahlivosť dodávateľského reťazca a transparentné vzťahy s dopravcami. Výhody sa líšia podľa segmentu. Automobilový priemysel obzvlášť ocení presnosť dodávok v režime just-in-time, čo je kľúčové pre nepretržitú prevádzku výroby.  Najmä dodržiavanie dodacích termínov z hľadiska čerstvosti tovaru, minimalizácia prestojov a efektívne riadenie príjmu a odoslania sú v potravinárskom priemysle nevyhnutné. Výrobné firmy kladú dôraz na stabilitu dodávok a kontinuitu výroby, zatiaľ čo maloobchodné a distribučné centrá kladú dôraz na rýchlosť obratu a schopnosť zvládnuť prevádzkové špičky. Transparentnosť voči zákazníkom je obzvlášť dôležitá pre logistických operátorov – informácie o jednotlivých krokoch a stave rezervácií sú dostupné online v reálnom čase. Rovnako dôležitá je schopnosť škálovať prevádzku bez potreby zvyšovania kapacity. Ďalšou dôležitou a dnes často spomínanou výhodou je zvýšenie bezpečnosti prevádzky priestorov aj nastavených procesov, ako aj ochrana proti fantómovým transportom.

Ako dlho zvyčajne trvá implementácia TSC od počiatočnej analýzy až po plnú prevádzku?

Dostupnosť nášho riešenia je štandardná od 24 do 48 hodín pre klientov, čo znamená, že používatelia získajú prístup k nášmu softvérovému riešeniu maximálne do dvoch dní. Snažíme sa čo najviac zjednodušiť fázu implementácie pre firmy a pomáhať im – buď nastavením aplikácie, alebo úvodným školením. Často sme súčasťou procesov v spoločnosti, kde náš predajca pôsobí ako externý konzultant.

Dĺžka implementácie závisí od veľkosti prevádzky a miery integrácie s okolitými systémami, ale zvyčajne sa pohybujeme v rozmedzí dva až šesť mesiacov. Počiatočná analýza procesov je kľúčová, pretože nám umožní presne nastaviť systém prispôsobený konkrétnemu zákazníkovi. Dôležitým faktorom je aj prístup interného tímu zákazníka k samotnému implementačnému projektu TSC. Nedostatočná angažovanosť alebo neochota zmeniť sa môže zbytočne predĺžiť celý proces. Naopak, proaktívny prístup a ochota optimalizovať existujúce procesy výrazne urýchľujú implementáciu, zvyšujú jej efektivitu, znižujú celkové náklady – či už finančné alebo vo forme úspor zdrojov – a sú viditeľné v kratšom čase. Vďaka našej modulárnej architektúre a cloudovému riešeniu dokážeme výrazne urýchliť nasadenie. Okrem toho klienti často začínajú pilotnou operáciou, kde zosúladíme očakávania zákazníka s nastaveniami TSC pre danú operáciu. Je tiež potrebné zapojiť dopravcov, aby aktívne využívali systém. Konzistentná účasť všetkých zainteresovaných strán vedie k rýchlemu prijatiu systému a pozitívne dopady implementácie TSC sa prejavujú veľmi rýchlo počas prevádzky.

V koľkých krajinách je riešenie momentálne nasadené? Pripravuje sa nasadenie v iných krajinách?

Dnes je TSC nasadený takmer v dvadsiatich európskych krajinách a postupne rozširujeme jeho použitie nielen v Európe, ale aj na trhoch po celom svete. Naše riešenie je od začiatku navrhnuté tak, aby bolo medzinárodné, vrátane 11 jazykových mutácií a podpory pre rôzne operačné špecifiká. Momentálne pripravujeme ďalšie implementácie, a to ako pre existujúcich zákazníkov v nových lokalitách, tak aj pre nových klientov v zahraničí. Vidíme rastúci dopyt, najmä zo strany nadnárodných spoločností, ktoré chcú zjednotiť riadenie logistiky naprieč regiónmi.

Plánujete v blízkej budúcnosti ďalej rozširovať funkcie tohto systému? Ak áno, čoho sa bude týkať?

Určite produkt neustále vyvíjame. Veľmi sa spoliehame na to, čo nám hovoria samotní zákazníci – ich spätná väzba a konkrétne potreby sú pre nás kľúčovým zdrojom inšpirácie. Niektoré funkcie sú vytvorené priamo na mieru požiadavkám konkrétneho klienta, iné vyvíjame pre všetkých.

V blízkej budúcnosti sa zameriame najmä na prediktívnu analytiku, automatizáciu plánovania a užšiu integráciu so systémami WMS, TMS a ERP. Veľmi nám tiež záleží na tom, aby bol systém jednoduchý na používanie – či už ide o dispečera pri monitore alebo vodiča s telefónom v ruke. Chceme, aby mal každý presne tie informácie, ktoré potrebuje. Zároveň rozširujeme možnosti konfigurácie, aby si zákazníci mohli čoraz viac prispôsobovať systém svojim vlastným procesom. Zapájame aj ďalšie technológie – napríklad Internet vecí (IoT) na sledovanie pohybu vozidiel, či už na mieste alebo na cestách, alebo automatizovanú komunikáciu s dopravcami. To všetko vedie k presnejším dátam, rýchlejšiemu rozhodovaniu a plynulejšiemu fungovaniu.

Aké vidíte všeobecnejšie aktuálne trendy v oblasti správy dvorov a riadenia časových okien, či už v Českej republike alebo v zahraničí?

Jasným trendom je digitalizácia a automatizácia riadenia logistických operácií. Firmy sa odkláňajú od manuálneho plánovania v tabuľkách a prechádzajú na sofistikované systémy, ktoré umožňujú riadenie prevádzky v reálnom čase a na základe dát.

Zároveň rastie tlak na transparentnosť a spoluprácu v celom dodávateľskom reťazci. Správa dvora sa tak stáva kľúčovým prvkom celkového logistického manažmentu, nie izolovanou funkciou. Tento posun je ešte výraznejší v zahraničí, no veľmi rýchlo získava na sile aj v Českej republike.

Prečo si myslíte, že relatívne veľké množstvo firiem stále váha digitalizovať tieto procesy? Akú radu by ste im dali? Napríklad, ako a kde by mali začať?

Často ide o kombináciu strachu zo zmeny, podceňovania prínosov a nedostatku kapacít na realizáciu projektu. Mnohé spoločnosti si stále neuvedomujú, aké veľké straty spôsobuje neefektívne riadenie logistiky, ktoré je skryté v každodennej prevádzke.

Odporúčam začať dôkladnou prípravou – teda analýzou aktuálneho stavu a identifikáciou najväčších operačných problémov a úzkych miest. Na základe toho si vyberte riešenie, ktoré umožní rýchle nasadenie a škálovateľnosť podľa budúceho rastu a potrieb podnikania. Je veľmi dôležité nevnímať digitalizáciu ako jednorazový projekt, ale ako strategický krok k dlhodobej efektivite a konkurencieschopnosti. To súvisí aj s potrebou projekt fázovať a jasne definovať zodpovedný tím, ktorý ho bude riadiť a dokončiť. Nedostatok jasného vlastníctva projektu je bežným dôvodom neúspešnej implementácie. Podrobné pochopenie zvoleného riešenia je tiež nevyhnutné. Digitalizácia a automatizácia logistiky sa často prekrývajú aj s inými oblasťami, ako je výroba, skladovanie alebo bezpečnosť. Preto by spoločnosti mali zohľadniť, že implementácia jedného systému môže vyžadovať úpravy procesov naprieč viacerými oddeleniami – a na túto zmenu sa pripraviť už v analýze.