V logistike sú dnes kľúčové dáta, presné plánovanie a schopnosť reagovať v reálnom čase. Chaos na rampách, zbytočné čakanie na nákladné autá alebo mätúca komunikácia s dopravcami stále stoja firmy čas a peniaze. Dana Klištincová, riaditeľka predaja spoločnosti Lotraco, nám vysvetlila, ako získať plnú kontrolu nad logistickými procesmi, aké sú hlavné výhody digitalizácie správy dvorov a prečo sa oplatí neodkladať zmeny. Táto spoločnosť sa zameriava na optimalizáciu pohybu vozidiel a tovaru prostredníctvom riešenia Time Slot Control (TSC).

Aké logistické procesy je možné riadiť, plánovať a hodnotiť prostredníctvom riešení TSC?

Time Slot Control je interaktívna online platforma, ktorá pomáha optimalizovať logistické procesy a poskytuje plnú kontrolu nad každým článkom v dodávateľskom reťazci. Pokrýva kompletné riadenie príchodov a odchodov vozidiel, od vytvárania rezervácií časových slotov cez riadenie nakladania a vykládky až po samotné spracovanie nakladania alebo vykládky na rampach. Umožňuje koordinovať pohyb nákladných áut, plánovať a riadiť kapacity skladu, personálu a manipulačného vybavenia a zároveň zabezpečuje transparentnú komunikáciu s dopravcami.

Time Slot Control nie je len nástroj na rezerváciu časových slotov. Je to kompletné riešenie na správu dvora, ktoré spája plánovanie, procesy na mieste a automatizáciu. Naša platforma organizuje prevádzku skladu, výrobnej alebo inej oblasti pomocou samoobslužných kioskov pre dopravcov a návštevníkov, kde sú používatelia školení v oblasti BOZP, overujú svoje telefónne číslo a overujú presnosť ďalších údajov, napríklad meno, priezvisko, spoločnosť a podobne. Kiosky môžu byť tiež vybavené čítačkou dokumentov (občianske preukazy, pasy). To výrazne znižuje riziko fiktívnych preprav, ktoré sú dnes veľmi aktuálnou témou. Komunikácia priamo s vodičmi prebieha prostredníctvom SMS modulu Call to gate. Time Slot Control automatizuje proces príchodu a odchodu dopravcov prostredníctvom správy dvora – automatických brán, kde kamerový systém rozpoznáva evidenčné číslo vozidla, systematicky hodnotí oprávnenosť vstupu do oblasti a LED panely navigujú vodiča na príslušnú stanicu – rampy, váhy a pod.

Okrem prevádzkového riadenia je kľúčovou súčasťou aj analýza historických údajov o využívaní rampy, čakacích dobách, dochvíľnosti dopravcov alebo priebehu manipulácií. To poskytuje firmám presný prehľad o výkonnosti logistických procesov a môže ich systematicky optimalizovať.

Aké sú konkrétne výhody TSC, aj pre rôzne typy spoločností?

Hlavný prínos spočíva v odstránení chaosu na rampách a výraznom skrátení čakacích dob, ako aj v získavaní dát pre analytiku a následnom nastavovaní procesov, zdrojov, KPI a ďalších faktorov. Vďaka TSC spoločnosti lepšie využívajú kapacity skladov a ľudských zdrojov, čo vedie k efektívnemu zníženiu prevádzkových a investičných nákladov a vyššej prevádzkovej produktivite. Rovnako dôležitá je vyššia spoľahlivosť dodávateľského reťazca a transparentné vzťahy s dopravcami. Prínosy sa líšia podľa segmentu. Automobilový priemysel si obzvlášť váži presnosť dodávok v režime just-in-time, čo je kľúčové pre nepretržitú prevádzku výroby. Najmä dodržiavanie dodacích časov z hľadiska čerstvosti tovaru, minimalizácia prestojov a efektívne riadenie príjmov a expedícií sú v potravinárskom priemysle nevyhnutné. Výrobné firmy si cenia stabilitu dodávok a kontinuitu výroby, zatiaľ čo maloobchodné a distribučné centrá kladú dôraz na rýchlosť a schopnosť zvládnuť prevádzkové špičky. Transparentnosť voči zákazníkom je obzvlášť dôležitá pre logistických operátorov – informácie o jednotlivých krokoch a stave rezervácií sú dostupné online v reálnom čase. Rovnako dôležitá je schopnosť škálovať prevádzku bez potreby zvyšovania kapacity. Ďalšou dôležitou a dnes často spomínanou výhodou je zvýšenie bezpečnosti prevádzky prevádzky a stanovených procesov, ako aj ochrana pred fiktívnymi prepravami.

Ako dlho zvyčajne trvá implementácia TSC od počiatočnej analýzy až po plnú prevádzku?

Dostupnosť nášho riešenia je štandardná od 24 do 48 hodín pre klientov, čo znamená, že používatelia získajú prístup k nášmu softvérovému riešeniu maximálne do dvoch dní. Snažíme sa čo najviac zjednodušiť fázu implementácie pre firmy a pomáhať im – buď nastavením aplikácie, alebo úvodným školením. Často sme súčasťou procesov v spoločnosti, kde náš predajca pôsobí ako externý konzultant.

Dĺžka implementácie závisí od veľkosti prevádzky a miery integrácie s okolitými systémami, ale zvyčajne sa pohybujeme v rozmedzí dva až šesť mesiacov. Počiatočná analýza procesov je kľúčová, čo nám umožní presne nastaviť systém prispôsobený konkrétnemu zákazníkovi. Dôležitým faktorom je aj prístup interného tímu zákazníka k samotnému implementačnému projektu TSC. Nedostatočná angažovanosť alebo neochota meniť môže zbytočne predĺžiť celý proces. Naopak, proaktívny prístup a ochota optimalizovať existujúce procesy výrazne urýchľujú implementáciu, zvyšujú jej efektivitu, znižujú celkové náklady – či už finančné alebo vo forme úspor zdrojov – a sú viditeľné v kratšom čase. Vďaka našej modulárnej architektúre a cloudovému riešeniu dokážeme výrazne urýchliť nasadenie. Okrem toho klienti často začínajú pilotnou prevádzkou, kde zosúladíme očakávania zákazníka s nastaveniami TSC pre danú operáciu. Je tiež potrebné zapojiť operátorov, aby aktívne využívali systém. Konzistentná účasť všetkých zainteresovaných strán vedie k rýchlemu prijatiu systému a pozitívne dopady implementácie TSC sa prejavujú veľmi rýchlo počas prevádzky.

V koľkých krajinách je riešenie momentálne nasadené? Pripravuje sa nasadenie aj v iných krajinách?

Dnes je TSC nasadený takmer v dvadsiatich európskych krajinách a postupne rozširujeme jeho využitie nielen v Európe, ale aj na trhoch po celom svete. Naše riešenie je od začiatku navrhnuté ako medzinárodné, vrátane 11 jazykových mutácií a podpory pre rôzne prevádzkové špecifiká. Momentálne pripravujeme ďalšie implementácie, a to ako pre existujúcich zákazníkov na nových miestach, tak aj pre nových klientov v zahraničí. Vidíme rastúci dopyt, najmä zo strany nadnárodných spoločností, ktoré chcú zjednotiť riadenie logistiky naprieč regiónmi.

Plánujete v blízkej budúcnosti ďalej rozširovať funkcie tohto systému? Ak áno, čo sa bude týkať?

Samozrejme, produkt neustále vyvíjame. Veľmi sa spoliehame na to, čo nám hovoria naši zákazníci – ich spätná väzba a konkrétne potreby sú pre nás kľúčovým zdrojom inšpirácie. Niektoré funkcie sú vytvorené priamo prispôsobené požiadavkám konkrétneho klienta, iné vyvíjame pre všetkých.

V blízkej budúcnosti sa budeme zameriavať najmä na prediktívnu analytiku, plánovanie, automatizáciu a bližšiu integráciu so systémami WMS, TMS a ERP. Veľmi nám tiež záleží na tom, aby bol systém ľahko použiteľný – či už ide o dispečera pri monitore alebo vodiča s telefónom v ruke. Chceme, aby mal každý presne tie informácie, ktoré potrebuje. Zároveň rozširujeme možnosti konfigurácie, aby si zákazníci mohli systém čoraz viac prispôsobovať svojim procesom. Zapájame aj ďalšie technológie – napríklad Internet vecí (IoT) na sledovanie pohybu vozidiel, či už na mieste alebo na ceste, alebo automatizovanú komunikáciu s dopravcami. To všetko vedie k presnejším dátam, rýchlejšiemu rozhodovaniu a plynulejšiemu fungovaniu.

Aké vidíte všeobecnejšie aktuálne trendy v oblasti správy dvorov a riadenia časových okien, či už v Českej republike alebo v zahraničí?

Jasným trendom je digitalizácia a automatizácia riadenia logistických operácií. Firmy sa odkláňajú od manuálneho plánovania v tabuľkách a prechádzajú na sofistikované systémy, ktoré umožňujú riadenie prevádzky v reálnom čase a na základe dát.

Zároveň rastie tlak na transparentnosť a spoluprácu v celom dodávateľskom reťazci. Správa dvorov sa tak stáva kľúčovým prvkom celkového logistického manažmentu, nie izolovanou funkciou. Tento posun je ešte výraznejší v zahraničí, no v Českej republike rýchlo získava na sile.

Prečo si myslíte, že relatívne veľké množstvo spoločností stále váha digitalizovať tieto procesy? Akú radu by ste im dali? Napríklad, ako a kde by mali začať?

Často ide o kombináciu strachu zo zmeny, podceňovania prínosov a nedostatku kapacít na realizáciu projektu. Mnohé spoločnosti si stále neuvedomujú, aké veľké straty spôsobuje neefektívne logistické riadenie, ktoré je skryté v každodennej prevádzke.

Odporúčam začať dôkladnou prípravou – teda analyzovať aktuálny stav a identifikovať najväčšie prevádzkové problémy a úzke miesta. Na základe toho vyberte riešenie, ktoré umožní rýchle nasadenie a škálovateľnosť podľa budúcich potrieb rastu a podnikania. Je veľmi dôležité nevnímať digitalizáciu ako jednorazový projekt, ale ako strategický krok smerom k dlhodobej efektivite a konkurencieschopnosti. To súvisí aj s potrebou fázovať projekt a jasne definovať zodpovedný tím, ktorý ho bude riadiť a dokončiť. Nedostatok jasného vlastníctva projektu je bežným dôvodom neúspešnej implementácie. Podrobné pochopenie zvoleného riešenia je tiež nevyhnutné. Digitalizácia a automatizácia logistiky sa často prekrýva s inými oblasťami, ako je výroba, sklad alebo bezpečnosť. Preto by firmy mali brať do úvahy, že implementácia jedného systému môže vyžadovať úpravy procesov naprieč viacerými oddeleniami – a pripraviť sa na túto zmenu už v analýze.