Καφές με την Dana Klištincová: Εξελιγμένα συστήματα ελέγχουν τις λειτουργίες σε πραγματικό χρόνο και βάσει δεδομένων

Στα logistics σήμερα, τα δεδομένα, ο ακριβής σχεδιασμός και η ικανότητα αντίδρασης σε πραγματικό χρόνο είναι ζωτικής σημασίας. Το χάος στις ράμπες, η περιττή αναμονή για φορτηγά ή η μπερδεμένη επικοινωνία με τους μεταφορείς εξακολουθούν να κοστίζουν χρόνο και χρήμα στις εταιρείες. Μιλήσαμε με την Dana Klištincová, Διευθύντρια Πωλήσεων της Lotraco, για το πώς να αποκτήσετε τον πλήρη έλεγχο των διαδικασιών logistics, ποια είναι τα κύρια οφέλη από την ψηφιοποίηση της διαχείρισης του ναυπηγείου και γιατί αξίζει να μην αναβάλλετε τις αλλαγές. Αυτή η εταιρεία εστιάζει στη βελτιστοποίηση της κίνησης οχημάτων και εμπορευμάτων μέσω της λύσης Time Slot Control (TSC).

Ποιες διαδικασίες logistics μπορούν να διαχειριστούν, να προγραμματιστούν και να αξιολογηθούν μέσω λύσεων TSC;

Το Time Slot Control είναι μια διαδραστική διαδικτυακή πλατφόρμα που βοηθά στη βελτιστοποίηση των διαδικασιών logistics και παρέχει πλήρη έλεγχο σε κάθε κρίκο της αλυσίδας εφοδιασμού.  Καλύπτει την πλήρη διαχείριση των αφίξεων και αναχωρήσεων οχημάτων, από τη δημιουργία κρατήσεων χρονοθυρίδων μέσω της διαχείρισης φορτοεκφόρτωσης έως τον πραγματικό χειρισμό της φόρτωσης ή εκφόρτωσης στις ράμπες. Σας επιτρέπει να συντονίζετε την κίνηση των φορτηγών, να σχεδιάζετε και να διαχειρίζεστε τις δυνατότητες της αποθήκης, του προσωπικού και του εξοπλισμού χειρισμού και ταυτόχρονα διασφαλίζει διαφανή επικοινωνία με τους μεταφορείς.

Το Time Slot Control είναι κάτι περισσότερο από ένα απλό εργαλείο για την κράτηση χρονοθυρίδων. Είναι μια ολοκληρωμένη λύση διαχείρισης αυλής που συνδέει τον προγραμματισμό, τις επιτόπιες διαδικασίες και τον αυτοματισμό. Η πλατφόρμα μας οργανώνει τη λειτουργία αποθήκης, παραγωγής ή άλλου χώρου χρησιμοποιώντας περίπτερα αυτοεξυπηρέτησης για μεταφορείς και επισκέπτες, όπου οι χρήστες εκπαιδεύονται στην ΥΑΕ, επαληθεύουν τον αριθμό τηλεφώνου τους και επαληθεύουν την ακρίβεια άλλων δεδομένων, για παράδειγμα, όνομα, επώνυμο, εταιρεία κ.λπ. Τα περίπτερα μπορούν επίσης να εξοπλιστούν με συσκευή ανάγνωσης εγγράφων (ταυτότητες, διαβατήρια). Αυτό μειώνει σημαντικά τον κίνδυνο φανταστικών μεταφορών, που είναι ένα ηχηρό θέμα αυτές τις μέρες. Η επικοινωνία με τους ίδιους τους οδηγούς πραγματοποιείται μέσω της ενότητας SMS Call to gate. Το Time Slot Control αυτοματοποιεί τη διαδικασία άφιξης και αναχώρησης των μεταφορέων μέσω της διαχείρισης αυλής – αυτόματων πυλών, όπου το σύστημα κάμερας αναγνωρίζει την πινακίδα κυκλοφορίας του οχήματος, αξιολογεί συστηματικά τη νομιμότητα εισόδου στην περιοχή και οι πίνακες LED πλοηγούν τον οδηγό στον κατάλληλο σταθμό – ράμπες, ζυγαριές κ.λπ.

Εκτός από την επιχειρησιακή διαχείριση, το βασικό μέρος είναι επίσης η ανάλυση ιστορικών δεδομένων σχετικά με τη χρήση ράμπας, τους χρόνους αναμονής, την ακρίβεια των μεταφορέων ή την πορεία των χειρισμών. Αυτό δίνει στις εταιρείες μια ακριβή επισκόπηση της απόδοσης των διαδικασιών logistics και μπορούν να τις βελτιστοποιήσουν συστηματικά.

Ποια είναι τα συγκεκριμένα οφέλη του TSC, ακόμη και για διαφορετικούς τύπους εταιρειών;

Το κύριο όφελος έγκειται στην εξάλειψη του χάους στις ράμπες και στη σημαντική μείωση του χρόνου αναμονής, καθώς και στη λήψη δεδομένων για αναλυτικά στοιχεία και στη συνέχεια στη δημιουργία διαδικασιών, πόρων, KPI και πολλά άλλα. Χάρη στο TSC, οι εταιρείες αξιοποιούν καλύτερα την αποθήκη και το ανθρώπινο δυναμικό, γεγονός που οδηγεί σε αποτελεσματική μείωση του λειτουργικού και επενδυτικού κόστους και σε υψηλότερη λειτουργική παραγωγικότητα. Εξίσου σημαντική είναι η υψηλότερη αξιοπιστία της εφοδιαστικής αλυσίδας και οι διαφανείς σχέσεις με τους μεταφορείς. Τα οφέλη διαφέρουν ανάλογα με το τμήμα. Η αυτοκινητοβιομηχανία θα εκτιμήσει ιδιαίτερα την ακρίβεια των παραδόσεων στη λειτουργία just-in-time, η οποία είναι ζωτικής σημασίας για την αδιάλειπτη λειτουργία της παραγωγής. Ειδικότερα , η τήρηση των χρόνων παράδοσης όσον αφορά τη φρεσκάδα των εμπορευμάτων, η ελαχιστοποίηση του χρόνου διακοπής λειτουργίας και η αποτελεσματική διαχείριση της παραλαβής και της αποστολής είναι απαραίτητα στη βιομηχανία τροφίμων. Οι κατασκευαστικές εταιρείες εκτιμούν τη σταθερότητα του εφοδιασμού και τη συνέχεια της παραγωγής, ενώ τα κέντρα λιανικής και διανομής δίνουν έμφαση στην ταχύτητα ανάκαμψης και στην ικανότητα χειρισμού λειτουργικών αιχμών. Η διαφάνεια προς τους πελάτες είναι ιδιαίτερα σημαντική για τους φορείς logistics – πληροφορίες σχετικά με μεμονωμένα βήματα και καταστάσεις κρατήσεων είναι διαθέσιμες online σε πραγματικό χρόνο. Εξίσου σημαντική είναι η δυνατότητα κλιμάκωσης των λειτουργιών χωρίς την ανάγκη αύξησης της χωρητικότητας. Ένα άλλο σημαντικό και συχνά αναφερόμενο στις μέρες μας όφελος είναι η αύξηση της ασφάλειας τόσο της λειτουργίας των χώρων όσο και των καθορισμένων διαδικασιών, καθώς και της ασφάλειας έναντι φανταστικών μεταφορών.

Πόσος χρόνος χρειάζεται συνήθως για την εφαρμογή του TSC από την αρχική ανάλυση έως την πλήρη λειτουργία;

Η διαθεσιμότητα της λύσης μας είναι στάνταρ από 24 έως 48 ώρες για τους πελάτες, πράγμα που σημαίνει ότι οι χρήστες θα έχουν πρόσβαση στη λύση λογισμικού μας εντός δύο ημερών το πολύ. Προσπαθούμε να απλοποιήσουμε όσο το δυνατόν περισσότερο τη φάση υλοποίησης για τις εταιρείες και να τις βοηθήσουμε – είτε με τη δημιουργία της εφαρμογής είτε με την αρχική εκπαίδευση. Συχνά συμμετέχουμε στις διαδικασίες εντός της εταιρείας, όπου ο πωλητής μας ενεργεί ως εξωτερικός σύμβουλος.

Η διάρκεια υλοποίησης εξαρτάται από το μέγεθος της λειτουργίας και τον βαθμό ολοκλήρωσης με τα γύρω συστήματα, αλλά συνήθως βρισκόμαστε στην περιοχή από δύο έως έξι μήνες. Μια αρχική ανάλυση των διαδικασιών είναι ζωτικής σημασίας, η οποία θα μας επιτρέψει να ρυθμίσουμε το σύστημα ακριβώς προσαρμοσμένο σε έναν συγκεκριμένο πελάτη. Σημαντικός παράγοντας είναι επίσης η προσέγγιση της εσωτερικής ομάδας του πελάτη στο ίδιο το έργο υλοποίησης TSC. Η ανεπαρκής συμμετοχή ή η απροθυμία για αλλαγή μπορεί να παρατείνει άσκοπα την όλη διαδικασία. Αντίθετα, η προληπτική προσέγγιση και η προθυμία βελτιστοποίησης των υφιστάμενων διαδικασιών επιταχύνουν σημαντικά την εφαρμογή, αυξάνουν την αποτελεσματικότητά της, μειώνουν το συνολικό κόστος – είτε οικονομικό είτε με τη μορφή εξοικονόμησης πόρων – και στη συνέχεια γίνονται αισθητά σε συντομότερο χρονικό διάστημα. Χάρη στην αρθρωτή αρχιτεκτονική και τη λύση cloud, είμαστε σε θέση να επιταχύνουμε σημαντικά την ανάπτυξη. Επιπλέον, οι πελάτες συχνά ξεκινούν με μια πιλοτική λειτουργία, όπου εναρμονίζουμε τις προσδοκίες του πελάτη με τις ρυθμίσεις TSC για τη συγκεκριμένη λειτουργία. Είναι επίσης απαραίτητο να εμπλακούν οι μεταφορείς ώστε να χρησιμοποιούν ενεργά το σύστημα. Η συνεπής συμμετοχή όλων των ενδιαφερόμενων μερών οδηγεί στην ταχεία υιοθέτηση του συστήματος και οι θετικές επιπτώσεις της εφαρμογής των τεχνικών κριτηρίων ελέγχου γίνονται αισθητές πολύ γρήγορα κατά τη λειτουργία.

Σε πόσες χώρες εφαρμόζεται επί του παρόντος η λύση; Προετοιμάζεται η ανάπτυξη σε άλλες χώρες;

Σήμερα, το TSC έχει αναπτυχθεί σε σχεδόν είκοσι ευρωπαϊκές χώρες και σταδιακά επεκτείνουμε τη χρήση του όχι μόνο εντός της Ευρώπης, αλλά και σε αγορές σε όλο τον κόσμο. Η λύση μας έχει σχεδιαστεί για να είναι διεθνής από την αρχή, συμπεριλαμβανομένων 11 γλωσσικών μεταλλάξεων και υποστήριξης για διάφορες λειτουργικές ιδιαιτερότητες. Αυτή τη στιγμή προετοιμάζουμε περαιτέρω υλοποιήσεις, τόσο για υπάρχοντες πελάτες σε νέες τοποθεσίες όσο και για νέους πελάτες στο εξωτερικό. Βλέπουμε μια αυξανόμενη ζήτηση, ειδικά από πολυεθνικές εταιρείες που θέλουν να ενοποιήσουν τη διαχείριση logistics σε όλες τις περιοχές.

Σκοπεύετε να επεκτείνετε περαιτέρω τις λειτουργίες αυτού του συστήματος στο εγγύς μέλλον; Εάν ναι, τι θα αφορά;

Σίγουρα, αναπτύσσουμε συνεχώς το προϊόν. Βασιζόμαστε πολύ σε αυτά που μας λένε οι ίδιοι οι πελάτες μας – τα σχόλιά τους και οι συγκεκριμένες ανάγκες τους αποτελούν βασική πηγή έμπνευσης για εμάς. Ορισμένες λειτουργίες δημιουργούνται άμεσα προσαρμοσμένες στις απαιτήσεις ενός συγκεκριμένου πελάτη, άλλες αναπτύσσουμε σε όλους τους τομείς για όλους.

Στο εγγύς μέλλον, θα επικεντρωθούμε κυρίως στην προγνωστική ανάλυση, την αυτοματοποίηση προγραμματισμού και τη στενότερη ενοποίηση με συστήματα WMS, TMS και ERP. Μας ενδιαφέρει επίσης πολύ να είναι το σύστημα εύκολο στη χρήση – είτε πρόκειται για έναν αποστολέα στην οθόνη είτε για έναν οδηγό με ένα τηλέφωνο στο χέρι. Θέλουμε όλοι να έχουν ακριβώς τις πληροφορίες που χρειάζονται. Ταυτόχρονα, επεκτείνουμε τις επιλογές διαμόρφωσης, έτσι ώστε οι πελάτες να μπορούν να προσαρμόζουν όλο και περισσότερο το σύστημα στις δικές τους διαδικασίες. Χρησιμοποιούμε επίσης άλλες τεχνολογίες – όπως το Internet of Things (IoT) για την παρακολούθηση της κίνησης των οχημάτων, είτε στις εγκαταστάσεις είτε στο δρόμο, ή την αυτοματοποιημένη επικοινωνία με τους μεταφορείς. Όλα αυτά έχουν ως αποτέλεσμα πιο ακριβή δεδομένα, ταχύτερη λήψη αποφάσεων και ομαλότερη λειτουργία.

Ποιες θεωρείτε ότι είναι οι γενικότερες τρέχουσες τάσεις στον τομέα της διαχείρισης ναυπηγείων και της διαχείρισης χρονικών παραθύρων, είτε στην Τσεχική Δημοκρατία είτε στο εξωτερικό;

Μια σαφής τάση είναι η ψηφιοποίηση και η αυτοματοποίηση της διαχείρισης λειτουργιών logistics. Οι επιχειρήσεις απομακρύνονται από τον μη αυτόματο προγραμματισμό υπολογιστικών φύλλων και μετακινούνται σε εξελιγμένα συστήματα που επιτρέπουν τη διαχείριση της κυκλοφορίας σε πραγματικό χρόνο και βάσει δεδομένων.

Ταυτόχρονα, υπάρχει αυξανόμενη πίεση για διαφάνεια και συνεργασία σε όλη την αλυσίδα εφοδιασμού. Η διαχείριση του ναυπηγείου γίνεται έτσι βασικό στοιχείο της συνολικής διαχείρισης της εφοδιαστικής και όχι μια μεμονωμένη λειτουργία. Αυτή η μετατόπιση είναι ακόμη πιο έντονη στο εξωτερικό, αλλά κερδίζει έδαφος πολύ γρήγορα και στην Τσεχική Δημοκρατία.

Γιατί πιστεύετε ότι ένας σχετικά μεγάλος αριθμός εταιρειών εξακολουθεί να διστάζει να ψηφιοποιήσει αυτές τις διαδικασίες; Τι συμβουλή θα τους δίνατε; Για παράδειγμα, πώς και από πού πρέπει να ξεκινήσουν;

Συχνά είναι ένας συνδυασμός φόβου αλλαγής, υποτίμησης των οφελών και έλλειψης ικανότητας υλοποίησης του έργου. Πολλές εταιρείες εξακολουθούν να μην συνειδητοποιούν πόση απώλεια προκαλείται από την αναποτελεσματική διαχείριση της εφοδιαστικής, η οποία κρύβεται στις καθημερινές λειτουργίες.

Θα συνιστούσα να ξεκινήσετε με ενδελεχή προετοιμασία – δηλαδή, να αναλύσετε την τρέχουσα κατάσταση και να εντοπίσετε τα μεγαλύτερα λειτουργικά σημεία πόνου και σημεία συμφόρησης. Με βάση αυτό, επιλέξτε μια λύση που θα επιτρέψει την ταχεία ανάπτυξη και επεκτασιμότητα σύμφωνα με τη μελλοντική ανάπτυξη και τις επιχειρηματικές ανάγκες. Είναι πολύ σημαντικό να μην βλέπουμε την ψηφιοποίηση ως ένα μεμονωμένο έργο, αλλά ως ένα στρατηγικό βήμα προς τη μακροπρόθεσμη αποτελεσματικότητα και ανταγωνιστικότητα. Αυτό σχετίζεται επίσης με την ανάγκη σταδιακής φάσης του έργου και σαφούς καθορισμού της υπεύθυνης ομάδας που θα το διαχειριστεί και θα το φέρει σε πέρας. Η έλλειψη σαφούς ιδιοκτησίας του έργου είναι ένας κοινός λόγος για την ανεπιτυχή υλοποίηση. Η λεπτομερής κατανόηση της επιλεγμένης λύσης είναι επίσης απαραίτητη. Η ψηφιοποίηση και η αυτοματοποίηση των logistics συχνά επικαλύπτονται σε άλλους τομείς, όπως η παραγωγή, η αποθήκη ή η ασφάλεια. Ως εκ τούτου, οι εταιρείες θα πρέπει να λάβουν υπόψη ότι η εφαρμογή ενός ενιαίου συστήματος μπορεί να απαιτεί προσαρμογές της διαδικασίας σε πολλά τμήματα – και να προετοιμαστούν για αυτήν την αλλαγή ήδη στη φάση της ανάλυσης.