W logistyce dzisiaj kluczowe są dane, precyzyjne planowanie i zdolność reagowania w czasie rzeczywistym. Chaos na rampach, niepotrzebne oczekiwania na ciężarówki czy niejasna komunikacja z przewoźnikami wciąż kosztują firmy czas i pieniądze. Dana Klištincová, dyrektorka sprzedaży w Lotraco, opowiedziała nam, jak uzyskać pełną kontrolę nad procesami logistycznymi, jakie są główne korzyści z cyfryzacji zarządzania placem oraz dlaczego nie warto odkładać zmian. Firma ta koncentruje się na optymalizacji ruchu pojazdów i towarów poprzez rozwiązanie Time Slot Control (TSC).

Jakie procesy logistyczne można zarządzać, planować i oceniać za pomocą rozwiązań TSC?

Time Slot Control to interaktywna platforma online, która pomaga optymalizować procesy logistyczne i zapewnia pełną kontrolę nad każdym ogniwem łańcucha dostaw. Obejmuje pełne zarządzanie przyjazdami i odjazdami pojazdów, od tworzenia rezerwacji przedziałów czasowych, przez zarządzanie załadunkiem i rozładunkiem, aż po faktyczną obsługę załadunku lub rozładunku na rampach. Pozwala koordynować ruch ciężarówek, planować i zarządzać pojemnością magazynu, personelu i sprzętu do obsługi towaru, a jednocześnie zapewnia przejrzystą komunikację z przewoźnikami.

Time Slot Control to coś więcej niż tylko narzędzie do rezerwowania terminów. To kompleksowe rozwiązanie zarządzania placem, które łączy planowanie, procesy na miejscu i automatyzację. Nasza platforma organizuje funkcjonowanie magazynu, produkcji lub innego obszaru za pomocą kiosków samoobsługowych dla przewoźników i odwiedzających, gdzie użytkownicy są szkoleni w zakresie BHP, weryfikują swój numer telefonu oraz poprawność innych danych, takich jak imię i nazwisko, nazwisko, firma itp. Kioski mogą być również wyposażone w czytnik dokumentów (dowody osobiste, paszporty). To znacząco zmniejsza ryzyko transportu fantomowego, które obecnie jest bardzo popularnym tematem . Komunikacja z kierowcami odbywa się za pośrednictwem modułu Call to gate. Time Slot Control automatyzuje proces przyjazdu i odjazdu przewoźników poprzez zarządzanie placem – automatyczne bramki, gdzie system kamer rozpoznaje tablicę rejestracyjną pojazdu, systematycznie ocenia legalność wjazdu na dany teren, a panele LED kierują kierowcę do odpowiedniej stacji – ramp, wag itp.

Oprócz zarządzania operacyjnego, kluczową częścią jest także analiza danych historycznych dotyczących wykorzystania ramp, czasu oczekiwania, punktualności przewoźników czy przebiegu manipulacji. Daje to firmom dokładny obraz wydajności procesów logistycznych i pozwala je systematycznie optymalizować.

Jakie są konkretne korzyści TSC, nawet dla różnych typów firm?

Główną korzyścią jest eliminacja chaosu na rampach oraz znaczne skrócenie czasu oczekiwania, a także uzyskanie danych do analizy i konfiguracja procesów, zasobów, KPI i innych. Dzięki TSC firmy lepiej wykorzystują zasoby magazynowe i kadrowe, co prowadzi do skutecznego obniżenia kosztów operacyjnych i inwestycyjnych oraz wyższej wydajności operacyjnej. Równie ważna jest wyższa niezawodność łańcucha dostaw oraz przejrzyste relacje z przewoźnikami. Korzyści różnią się w zależności od segmentu. Motoryzacja szczególnie doceni punktualność dostaw w trybie just-in-time, co jest kluczowe dla nieprzerwanej pracy produkcji. W szczególności przestrzeganie terminów dostaw ze względu na świeżość towarów, minimalizację przestojów oraz efektywne zarządzanie odbiorem i wysyłką są niezbędne w przemyśle spożywczym. Firmy produkcyjne cenią stabilność dostaw i ciągłość produkcji, podczas gdy centra detaliczne i dystrybucyjne kładą nacisk na szybkość realizacji i zdolność do radzenia sobie z szczytami operacyjnymi. Przejrzystość wobec klientów jest szczególnie istotna dla operatorów logistycznych – informacje o poszczególnych etapach i statusach rezerwacji są dostępne online w czasie rzeczywistym. Równie istotna jest możliwość skalowania operacji bez konieczności zwiększania pojemności. Kolejną ważną i obecnie często wspominaną korzyścią jest zwiększenie bezpieczeństwa zarówno operacji obiektu, jak i ustalonych procesów, a także zabezpieczenia przed transportami fikcyjnymi.

Jak długo zazwyczaj trwa wdrożenie TSC od początkowej analizy do pełnej eksploatacji?

Dostępność naszego rozwiązania jest standardowa od 24 do 48 godzin dla klientów, co oznacza, że użytkownicy otrzymają dostęp do naszego rozwiązania w ciągu maksymalnie dwóch dni. Staramy się uprościć fazę wdrożenia dla firm na ile to możliwe i pomagać im – zarówno poprzez instalację aplikacji, jak i szkolenia wstępne. Często uczestniczymy w procesach w firmie, gdzie nasz sprzedawca pełni rolę zewnętrznego konsultanta.

Długość wdrożenia zależy od wielkości operacji i stopnia integracji z otaczającymi systemami, ale zazwyczaj wynosi to od dwóch do sześciu miesięcy. Kluczowa jest wstępna analiza procesów, która pozwoli nam precyzyjnie dostosować system do konkretnego klienta. Ważnym czynnikiem jest także podejście wewnętrznego zespołu klienta do samego projektu wdrożeniowego TSC. Niewystarczające zaangażowanie lub brak chęci do zmian może niepotrzebnie wydłużyć cały proces. Przeciwnie, proaktywne podejście i gotowość do optymalizacji istniejących procesów znacznie przyspieszają wdrożenie, zwiększają jego efektywność, obniżają ogólne koszty – zarówno finansowe, jak i oszczędności zasobów – a następnie są zauważalne w krótszym czasie. Dzięki naszej modułowej architekturze i rozwiązaniu chmurowemu możemy znacząco przyspieszyć wdrożenie. Ponadto klienci często rozpoczynają operację pilotażową, w której harmonizujemy oczekiwania klienta z ustawieniami TSC dla danej operacji. Konieczne jest również zaangażowanie przewoźników, aby aktywnie korzystali z systemu. Stałe zaangażowanie wszystkich interesariuszy prowadzi do szybkiego przyjęcia systemu, a pozytywne skutki wdrożenia TSC są bardzo szybko odczuwalne podczas działania.

W ilu krajach rozwiązanie jest obecnie wdrażane? Czy wdrażanie w innych krajach jest przygotowywane?

Obecnie TSC jest wdrażane w prawie dwudziestu krajach europejskich i stopniowo rozszerzamy jego zastosowanie nie tylko w Europie, ale także na rynkach na całym świecie. Nasze rozwiązanie od początku zostało zaprojektowane jako międzynarodowe, obejmujące 11 zmian językowych oraz wsparcie dla różnych specyfik operacyjnych. Obecnie przygotowujemy dalsze wdrożenia, zarówno dla obecnych klientów w nowych lokalizacjach, jak i dla nowych klientów za granicą. Obserwujemy rosnące zapotrzebowanie, zwłaszcza ze strony międzynarodowych korporacji, które chcą ujednolicić zarządzanie logistyką między regionami.

Czy planujesz w najbliższej przyszłości dalej rozszerzać funkcjonalności tego systemu? Jeśli tak, to czego będzie dotyczyć?

Z pewnością stale rozwijamy produkt. Bardzo polegamy na tym, co mówią nam sami klienci – ich opinie i konkretne potrzeby są dla nas kluczowym źródłem inspiracji. Niektóre funkcje są tworzone bezpośrednio pod kątem wymagań konkretnego klienta, inne rozwijamy dla wszystkich.

W niedalekiej przyszłości skupimy się głównie na analityce predykcyjnej, automatyzacji planowania oraz bliższej integracji z systemami WMS, TMS i ERP. Bardzo zależy nam także na tym, aby system był łatwy w obsłudze – niezależnie od tego, czy to dyspozytor przy monitorze, czy kierowca z telefonem w ręku. Chcemy, aby każdy miał pod ręką dokładnie tyle informacji, ile potrzebuje. Jednocześnie rozszerzamy opcje konfiguracyjne, aby klienci mogli coraz częściej dostosowywać system do własnych procesów. Włączamy także inne technologie – takie jak Internet Rzeczy (IoT) do śledzenia ruchu pojazdów, zarówno na terenie terenu, jak i na drodze, czy zautomatyzowaną komunikację z przewoźnikami. Wszystko to skutkuje dokładniejszymi danymi, szybszym podejmowaniem decyzji i płynniejszym działaniem.

Jakie widzisz bardziej ogólne aktualne trendy w dziedzinie zarządzania placem i zarządzania oknami czasowymi, zarówno w Czechach, jak i za granicą?

Wyraźnym trendem jest cyfryzacja i automatyzacja zarządzania operacjami logistycznymi. Firmy odchodzą od ręcznego planowania w arkuszach kalkulacyjnych na rzecz zaawansowanych systemów umożliwiających zarządzanie ruchem w czasie rzeczywistym i oparte na danych.

Jednocześnie rośnie presja na przejrzystość i współpracę w całym łańcuchu dostaw. Zarządzanie placem staje się więc kluczowym elementem ogólnego zarządzania logistyką, a nie odosobnioną funkcją. Ta zmiana jest jeszcze bardziej widoczna za granicą, ale bardzo szybko zyskuje na znaczeniu także w Czechach.

Dlaczego uważasz, że stosunkowo duża liczba firm wciąż waha się przed cyfryzacją tych procesów? Jaką radę byś im dał? Na przykład, jak i gdzie powinni zacząć?

Często jest to połączenie strachu przed zmianą, niedoszacowania korzyści oraz braku zdolności do realizacji projektu. Wiele firm wciąż nie zdaje sobie sprawy, jak duże straty powodują nieefektywne zarządzanie logistyką, które jest ukryte w codziennych operacjach.

Polecam zacząć od dokładnego przygotowania – czyli analizować obecny stan i identyfikować największe problemy operacyjne oraz wąskie gardła. Na tej podstawie wybierz rozwiązanie, które umożliwi szybkie wdrożenie i skalowalność zgodnie z przyszłym wzrostem i potrzebami biznesowymi. Bardzo ważne jest, aby nie traktować cyfryzacji jako jednorazowego projektu, lecz jako strategiczny krok w kierunku długoterminowej efektywności i konkurencyjności. Jest to również związane z koniecznością etapowania projektu i jasnego określenia odpowiedzialnego zespołu, który będzie nim zarządzał i doprowadził go do końca. Brak jasnej własności projektu jest częstym powodem nieudanej realizacji. Szczegółowe zrozumienie wybranego rozwiązania jest również niezbędne. Cyfryzacja i automatyzacja logistyki często pokrywają się z innymi obszarami, takimi jak produkcja, magazyn czy bezpieczeństwo. Dlatego firmy powinny wziąć pod uwagę, że wdrożenie jednego systemu może wymagać dostosowania procesów w wielu działach – i przygotować się na tę zmianę już na etapie analizy.