Kawa z Daną Klištincovą: Zaawansowane systemy kontrolują operacje w czasie rzeczywistym i na podstawie danych

W dzisiejszej logistyce kluczowe są dane, precyzyjne planowanie oraz zdolność reagowania w czasie rzeczywistym. Chaos na zjazdach, niepotrzebne oczekiwania na ciężarówki czy zamieszanie w komunikacji z przewoźnikami nadal kosztują firmy czas i pieniądze. Rozmawialiśmy z Daną Klištincovą, dyrektorką sprzedaży w Lotraco, o tym, jak uzyskać pełną kontrolę nad procesami logistycznymi, jakie są główne korzyści płynące z cyfryzacji zarządzania placem oraz dlaczego warto nie odkładać zmian. Firma ta koncentruje się na optymalizacji ruchu pojazdów i towarów poprzez rozwiązanie Time Slot Control (TSC).

Jakie procesy logistyczne można zarządzać, planować i oceniać za pomocą rozwiązań TSC?

Time Slot Control to interaktywna platforma online, która pomaga optymalizować procesy logistyczne i zapewnia pełną kontrolę nad każdym ogniwem w łańcuchu dostaw.  Obejmuje pełne zarządzanie przyjazdami i odjazdami pojazdów, od tworzenia rezerwacji przedziałów czasowych, przez zarządzanie załadunkiem i rozładunkiem, aż po faktyczną obsługę załadunku lub rozładunku na rampach. Pozwala on koordynować ruch ciężarówek, planować i zarządzać pojemnością magazynu, personelu i sprzętu obsługi, a jednocześnie zapewnia przejrzystą komunikację z przewoźnikami.

Time Slot Control to coś więcej niż tylko narzędzie do rezerwacji terminów. Jest to kompleksowe rozwiązanie zarządzania placem, które łączy planowanie, procesy na miejscu oraz automatyzację. Nasza platforma organizuje działalność magazynu, produkcji lub innego obszaru za pomocą kiosków samoobsługowych dla przewoźników i odwiedzających, gdzie użytkownicy są szkoleni w zakresie BHP, weryfikują swój numer telefonu oraz potwierdzają poprawność innych danych, na przykład imię, nazwisko, firma itd. Kioski mogą być również wyposażone w czytnik dokumentów (dowody osobiste, paszporty). To znacząco zmniejsza ryzyko transportów widmowych, które są obecnie gorącym tematem . Komunikacja z samymi kierowcami odbywa się za pośrednictwem modułu SMS Call to gate. Time Slot Control automatyzuje proces przyjazdu i wyjazdu przewoźników poprzez zarządzanie placem – automatyczne bramki, gdzie system kamer rozpoznaje tablicę rejestracyjną pojazdu, systematycznie ocenia legalność wjazdu do obszaru, a panele LED kierują kierowcę do odpowiedniej stacji – ramp, Skale itd.

Oprócz zarządzania operacyjnego, kluczową częścią jest także analiza historycznych danych dotyczących wykorzystania rampy, czasu oczekiwania, punktualności operatorów czy przebiegu manipulacji. Daje to firmom dokładny obraz wydajności procesów logistycznych i pozwala systematycznie je optymalizować.

Jakie są konkretne korzyści TSC, nawet dla różnych typów firm?

Główną korzyścią jest eliminacja chaosu na zjazdach oraz znaczne skrócenie czasu oczekiwania, a także pozyskiwanie danych do analityki i tworzenie procesów, zasobów, KPI i innych elementów. Dzięki TSC firmy lepiej wykorzystują magazyny i zasoby ludzkie, co prowadzi do skutecznego obniżenia kosztów operacyjnych i inwestycyjnych oraz wyższej wydajności operacyjnej. Równie ważna jest wyższa niezawodność łańcucha dostaw oraz przejrzyste relacje z przewoźnikami. Świadczenia różnią się w zależności od segmentu. Motoryzacja szczególnie doceni punktualność dostaw w trybie just-in-time, co jest kluczowe dla nieprzerwanego funkcjonowania produkcji.  W szczególności przestrzeganie terminów dostawy pod względem świeżości towarów, minimalizacja przestojów oraz efektywne zarządzanie odbiorem i wysyłką są niezbędne w branży spożywczej. Firmy produkcyjne cenią stabilność dostaw i ciągłość produkcji, podczas gdy centra detaliczne i dystrybucyjne kładą nacisk na szybkość realizacji i zdolność do radzenia sobie z szczytami operacyjnymi. Przejrzystość wobec klientów jest szczególnie istotna dla operatorów logistycznych – informacje o poszczególnych etapach i statusie rezerwacji są dostępne online w czasie rzeczywistym. Równie ważna jest możliwość skalowania działalności bez konieczności zwiększania pojemności. Kolejną ważną i obecnie często wspominaną korzyścią jest zwiększenie bezpieczeństwa zarówno funkcjonowania obiektu, jak i procesów ustalonych oraz zabezpieczenia przed transportem widmowym.

Jak długo zazwyczaj trwa wdrożenie TSC od początkowej analizy do pełnej eksploatacji?

Dostępność naszego rozwiązania wynosi standardowo od 24 do 48 godzin dla klientów, co oznacza, że użytkownicy otrzymają dostęp do naszego rozwiązania w ciągu maksymalnie dwóch dni. Staramy się uprościć fazę wdrożenia firmom tak bardzo, jak to możliwe, i pomagać im – zarówno poprzez przygotowanie aplikacji, jak i szkolenie wstępne. Często uczestniczymy w procesach firmy, gdzie nasz sprzedawca pełni rolę zewnętrznego konsultanta.

Długość wdrożenia zależy od wielkości operacji i stopnia integracji z otaczającymi systemami, ale zazwyczaj mieścimy się w zakresie od dwóch do sześciu miesięcy. Kluczowa jest wstępna analiza procesów, która pozwoli nam precyzyjnie dostosować system do konkretnego klienta. Ważnym czynnikiem jest także podejście wewnętrznego zespołu klienta do samego projektu wdrożeniowego TSC. Niewystarczające zaangażowanie lub niechęć do zmian może niepotrzebnie przedłużyć cały proces. Przeciwnie, proaktywne podejście i gotowość do optymalizacji istniejących procesów znacząco przyspieszają wdrożenie, zwiększają ich efektywność, obniżają ogólne koszty – zarówno finansowe, jak i w postaci oszczędności zasobów – a następnie są zauważalne w krótszym czasie. Dzięki naszej modułowej architekturze i rozwiązaniu chmurowemu jesteśmy w stanie znacznie przyspieszyć wdrażanie. Ponadto klienci często rozpoczynają operację pilotażową, podczas której harmonizujemy oczekiwania klienta z ustawieniami TSC dla danej operacji. Konieczne jest również zaangażowanie przewoźników, aby aktywnie korzystali z systemu. Stałe zaangażowanie wszystkich interesariuszy prowadzi do szybkiego przyjęcia systemu, a pozytywne skutki wdrożenia TSC są bardzo szybko odczuwalne podczas działania.

W ilu krajach rozwiązanie jest obecnie wdrażane? Czy przygotowania są do rozmieszczenia w innych krajach?

Obecnie TSC jest wdrażane w prawie dwudziestu krajach europejskich i stopniowo rozszerzamy jego zastosowanie nie tylko w Europie, ale także na rynkach na całym świecie. Nasze rozwiązanie od początku jest zaprojektowane jako międzynarodowe, obejmujące 11 mutacji językowych oraz wsparcie dla różnych specyfik operacyjnych. Obecnie przygotowujemy kolejne wdrożenia, zarówno dla obecnych klientów w nowych lokalizacjach, jak i dla nowych klientów zagranicznych. Obserwujemy rosnące zapotrzebowanie, zwłaszcza ze strony międzynarodowych korporacji, które chcą zjednoczyć zarządzanie logistyką między regionami.

Czy planujesz w najbliższej przyszłości dalej rozszerzać funkcjonalności tego systemu? Jeśli tak, to czego będzie dotyczyć?

Z pewnością stale rozwijamy produkt. Bardzo polegamy na tym, co mówią nam sami klienci – ich opinie i konkretne potrzeby są dla nas kluczowym źródłem inspiracji. Niektóre funkcje są tworzone bezpośrednio do wymagań konkretnego klienta, inne rozwijamy dla wszystkich.

W najbliższej przyszłości skupimy się głównie na analityce predykcyjnej, automatyzacji planowania oraz bliższej integracji z systemami WMS, TMS i ERP. Bardzo zależy nam też, aby system był łatwy w obsłudze – niezależnie od tego, czy to dyspozytor przy monitorze, czy kierowca z telefonem w ręku. Chcemy, aby każdy miał dokładnie tyle informacji, ile potrzebuje. Jednocześnie rozszerzamy opcje konfiguracyjne, aby klienci mogli coraz częściej dostosowywać system do własnych procesów. Włączamy także inne technologie – takie jak Internet Rzeczy (IoT) do śledzenia ruchu pojazdów, zarówno na terenie terenu, jak i na drodze, czy zautomatyzowaną komunikację z operatorami. Wszystko to skutkuje dokładniejszymi danymi, szybszym podejmowaniem decyzji i płynniejszym procesem działania.

Jakie widzisz bardziej ogólne aktualne trendy w dziedzinie zarządzania ogrodami i zarządzania oknami czasowymi, zarówno w Czechach, jak i za granicą?

Wyraźnym trendem jest cyfryzacja i automatyzacja zarządzania operacjami logistycznymi. Firmy odchodzą od ręcznego harmonogramowania arkuszy kalkulacyjnych na zaawansowanych systemach umożliwiających zarządzanie ruchem w czasie rzeczywistym i oparte na danych.

Jednocześnie rośnie presja na przejrzystość i współpracę w całym łańcuchu dostaw. Zarządzanie placem staje się więc kluczowym elementem ogólnego zarządzania logistyką, a nie odosobnioną funkcją. Ta zmiana jest jeszcze bardziej widoczna za granicą, ale bardzo szybko zyskuje na znaczeniu także w Czechach.

Dlaczego uważasz, że stosunkowo duża liczba firm wciąż waha się przed cyfryzacją tych procesów? Jaką radę byś im dał? Na przykład, jak i gdzie powinni zacząć?

Często jest to połączenie strachu przed zmianą, niedocenienia korzyści oraz braku zdolności do realizacji projektu. Wiele firm wciąż nie zdaje sobie sprawy, jak duże straty powodują nieefektywne zarządzanie logistyką, które jest ukryte w codziennych operacjach .

Polecam zacząć od dokładnego przygotowania – czyli analizować obecny stan i identyfikować największe problemy i wąskie gardła operacyjne. Na tej podstawie wybierz rozwiązanie, które umożliwi szybkie wdrożenie i skalowalność zgodnie z przyszłym wzrostem i potrzebami biznesowymi. Bardzo ważne jest, aby nie traktować cyfryzacji jako jednorazowego projektu, lecz jako strategiczny krok w kierunku długoterminowej efektywności i konkurencyjności. Jest to również związane z koniecznością etapowania projektu i jasnego określenia odpowiedzialnego zespołu, który będzie nim zarządzał i doprowadził go do końca. Brak jasnej własności projektu jest częstym powodem nieudanej realizacji. Szczegółowe zrozumienie wybranego rozwiązania jest również niezbędne. Cyfryzacja i automatyzacja logistyki często pokrywają się z innymi obszarami, takimi jak produkcja, magazyn czy bezpieczeństwo. Dlatego firmy powinny wziąć pod uwagę, że wdrożenie jednego systemu może wymagać dostosowania procesów w wielu działach – i przygotować się na tę zmianę już na etapie analizy.