Café con Dana Klištincová: Operaciones sofisticadas de control de sistemas en tiempo real y basadas en datos

En la logística actual, los datos, la planificación precisa y la capacidad de reaccionar en tiempo real son fundamentales. El caos en las rampas, la espera innecesaria para que los camiones se confundan o la comunicación confusa con los operadores siguen costando tiempo y dinero a las empresas. Hablamos con Dana Klištincová, directora de ventas de Lotraco, sobre cómo obtener control total sobre los procesos logísticos, cuáles son los principales beneficios de digitalizar la gestión de los patios y por qué merece la pena no posponer los cambios. Esta empresa se centra en optimizar el movimiento de vehículos y mercancías mediante la solución de Control de Franjas Temporales (TSC).

¿Qué procesos logísticos pueden gestionarse, planificarse y evaluarse a través de soluciones TSC?

Time Slot Control es una plataforma interactiva en línea que ayuda a optimizar los procesos logísticos y proporciona control total sobre cada eslabón de la cadena de suministro.  Cubre la gestión completa de las llegadas y salidas de vehículos, desde la creación de reservas horarias hasta la gestión de carga y descarga y la gestión real de la carga o descarga en las rampas. Permite coordinar el movimiento de camiones, planificar y gestionar las capacidades del almacén, el personal y el equipo de manipulación, y al mismo tiempo garantiza una comunicación transparente con los transportistas.

El Control de Franjas Horarias es mucho más que una herramienta para reservar franjas horarias. Es una solución completa de gestión de jardines que conecta planificación, procesos in situ y automatización. Nuestra plataforma organiza la operación de un almacén, producción u otra zona utilizando quioscos de autoservicio para repartidores y visitantes, donde los usuarios reciben formación en SST, verifican su número de teléfono y verifican la exactitud de otros datos, por ejemplo, nombre, apellido, empresa, etc. Los quioscos también pueden estar equipados con un lector de documentos (tarjetas de identidad, pasaportes). Esto reduce significativamente el riesgo de transportes fantasma, que hoy en día son un tema recurrente. La comunicación con los propios conductores se realiza a través del módulo SMS Call to gate. El Control de Franjas Horarias automatiza el proceso de llegada y salida de los transportistas mediante la gestión del patio: puertas automáticas, donde el sistema de cámaras reconoce la matrícula del vehículo, evalúa sistemáticamente la legitimidad de la entrada en la zona y los paneles LED guían al conductor hasta la estación correspondiente: las rampas, escalas, etc.

Además de la gestión operativa, la parte clave es también el análisis de datos históricos sobre la utilización de la rampa, los tiempos de espera, la puntualidad de los transportistas o el curso de las manipulaciones. Esto proporciona a las empresas una visión precisa del rendimiento de los procesos logísticos y puede optimizarlos sistemáticamente.

¿Cuáles son los beneficios específicos de TSC, incluso para diferentes tipos de empresas?

El principal beneficio radica en la eliminación del caos en las rampas y una reducción significativa de los tiempos de espera, así como en la obtención de datos para análisis y luego la configuración de procesos, recursos, KPIs y más. Gracias a la TSC, las empresas aprovechan mejor la capacidad de almacén y recursos humanos, lo que conduce a una reducción efectiva de los costes operativos e inversionales y a una mayor productividad operativa. Igualmente importante es la mayor fiabilidad de la cadena de suministro y la transparencia de las relaciones con los transportistas. Los beneficios varían según el segmento. El sector automovilístico apreciará especialmente la puntualidad de las entregas en el modo justo a tiempo, crucial para el funcionamiento ininterrumpido de la producción. En particular, el cumplimiento de los plazos de entrega en cuanto a la frescura de los productos, la minimización de los tiempos de inactividad y la gestión eficiente de la recepción y el envío son esenciales en la industria alimentaria. Las empresas manufactureras valoran la estabilidad del suministro y la continuidad de la producción, mientras que los centros minoristas y de distribución enfatizan la rapidez de respuesta y la capacidad para gestionar picos operativos. La transparencia hacia los clientes es especialmente crucial para los operadores logísticos: la información sobre pasos individuales y el estado de las reservas está disponible en línea en tiempo real. Igualmente importante es la capacidad de escalar operaciones sin necesidad de aumentar la capacidad. Otro beneficio importante y hoy en día muy mencionado es el aumento de la seguridad tanto en la operación de las instalaciones como en los procesos establecidos, así como la protección frente a los transportes fantasma.

¿Cuánto tiempo suele tardar en implementar el TSC desde el análisis inicial hasta la operación completa?

La disponibilidad de nuestra solución es estándar de 24 a 48 horas para los clientes, lo que significa que los usuarios recibirán acceso a nuestra solución de software en un máximo de dos días. Intentamos simplificar la fase de implementación al máximo para las empresas y ayudarles, ya sea configurando la aplicación o mediante formación inicial. A menudo formamos parte de los procesos dentro de la empresa, donde nuestro comercial actúa como consultor externo.

La duración de la implementación depende del tamaño de la operación y del grado de integración con los sistemas circundantes, pero normalmente estamos en el rango de dos a seis meses. Un análisis inicial de los procesos es crucial, lo que nos permitirá configurar el sistema exactamente adaptado a un cliente específico. Un factor importante es también el enfoque del equipo interno del cliente respecto al propio proyecto de implementación del TSC. La falta de implicación o la falta de voluntad para cambiar pueden prolongar innecesariamente todo el proceso. Al contrario, un enfoque proactivo y la disposición a optimizar procesos existentes aceleran significativamente la implementación, aumentan su eficiencia, reducen los costes totales —ya sean financieros o en forma de ahorro de recursos— y luego son perceptibles en menos tiempo. Gracias a nuestra arquitectura modular y solución en la nube, podemos acelerar significativamente el despliegue. Además, los clientes suelen comenzar con una operación piloto, donde armonizamos las expectativas del cliente con la configuración del TSC para la operación dada. También es necesario involucrar a los operadores para que usen activamente el sistema. La implicación constante de todos los interesados conduce a una rápida adopción del sistema, y los impactos positivos de la implementación de los TSC se sienten muy rápido en el funcionamiento.

¿En cuántos países está actualmente desplegada la solución? ¿Se está preparando el despliegue en otros países?

Hoy en día, el TSC se despliega en casi veinte países europeos y estamos ampliando gradualmente su uso no solo en Europa, sino también en mercados de todo el mundo. Nuestra solución está diseñada para ser internacional desde el principio, incluyendo 11 mutaciones lingüísticas y soporte para diversas especificidades operativas. Actualmente estamos preparando nuevas implementaciones, tanto para clientes existentes en nuevas ubicaciones como para nuevos clientes en el extranjero. Vemos una demanda creciente, especialmente por parte de empresas multinacionales que quieren unificar la gestión logística entre regiones.

¿Planeáis ampliar aún más las funcionalidades de este sistema en un futuro próximo? Si es así, ¿qué implicará?

Sin duda, estamos desarrollando el producto constantemente. Dependemos mucho de lo que nos dicen nuestros propios clientes: sus comentarios y necesidades específicas son una fuente clave de inspiración para nosotros. Algunas funciones se crean directamente adaptadas a las necesidades de un cliente concreto, otras las desarrollamos para todos.

En un futuro próximo, nos centraremos principalmente en la analítica predictiva, la automatización de la planificación y una integración más estrecha con los sistemas WMS, TMS y ERP. También nos importa mucho que el sistema sea fácil de usar, ya sea un despachador en el monitor o un conductor con un teléfono en la mano. Queremos que todos tengan exactamente la información que necesitan a mano. Al mismo tiempo, estamos ampliando las opciones de configuración para que los clientes puedan adaptar cada vez más el sistema a sus propios procesos. También involucramos otras tecnologías, como el Internet de las Cosas (IoT) para rastrear el movimiento de vehículos, ya sea en las instalaciones o en la carretera, o la comunicación automatizada con los operadores. Todo esto da lugar a datos más precisos, toma de decisiones más rápida y operaciones más fluidas.

¿Cuáles consideras que son tendencias actuales más generales en el campo de la gestión de astilleros y la gestión de ventanas temporales, ya sea en la República Checa o en el extranjero?

Una tendencia clara es la digitalización y automatización de la gestión de operaciones logísticas. Las empresas están dejando atrás la programación manual de hojas de cálculo y adoptando sistemas sofisticados que permiten la gestión del tráfico en tiempo real y basada en datos.

Al mismo tiempo, existe una presión creciente para la transparencia y la colaboración en toda la cadena de suministro. Así, la gestión del patio se convierte en un elemento clave de la gestión logística global, no en una función aislada. Este cambio es aún más pronunciado en el extranjero, pero también está ganando terreno muy rápidamente en la República Checa.

¿Por qué crees que un número relativamente grande de empresas aún duda en digitalizar estos procesos? ¿Qué consejo les darías? Por ejemplo, ¿cómo y dónde deberían empezar?

A menudo es una combinación de miedo al cambio, subestimación de los beneficios y falta de capacidad para llevar a cabo el proyecto. Muchas empresas aún no se dan cuenta de la cantidad de pérdida que causa una gestión logística ineficiente, que está oculta en las operaciones cotidianas.

Recomendaría empezar con una preparación exhaustiva, es decir, analizar el estado actual e identificar los mayores puntos de dolor y cuellos de botella operativos. En base a esto, elige una solución que permita un despliegue rápido y escalabilidad según el crecimiento futuro y las necesidades del negocio. Es muy importante no ver la digitalización como un proyecto puntual, sino como un paso estratégico hacia la eficiencia y competitividad a largo plazo. Esto también está relacionado con la necesidad de fasear el proyecto y definir claramente el equipo responsable que lo gestionará y llevará a cabo. La falta de una propiedad clara del proyecto es una razón común para el fracaso en su implementación. También es esencial tener un conocimiento detallado de la solución elegida. La digitalización y automatización de la logística a menudo se solapa con otras áreas, como la producción, el almacén o la seguridad. Por lo tanto, las empresas deben tener en cuenta que la implementación de un único sistema puede requerir ajustes de proceso en varios departamentos y prepararse para este cambio ya en la fase de análisis.