Από το Excel στη διαμορφώσιμη εισαγωγή

Οι παραγγελίες, τα αιτήματα μεταφοράς και τα δεδομένα παράδοσης συχνά ξεκινούν στο Excel. Ωστόσο, κάθε εταιρεία χρησιμοποιεί διαφορετικά ονόματα στηλών, άλλη σειρά πεδίων και δικό της τρόπο κατανομής υλικών, παλετών ή ημερομηνιών σε πολλές γραμμές. Ένα φύλλο που λειτουργεί σε μία εγκατάσταση μπορεί να μην ταιριάζει στη δομή του επόμενου πελάτη.

Η συνήθης λύση είναι η χειροκίνητη αναδιαμόρφωση του φύλλου πριν από κάθε εισαγωγή ή η ανάπτυξη ειδικού εισαγωγέα. Η διαμορφώσιμη εισαγωγή του Time Slot Control προσθέτει μια τρίτη επιλογή: περιγράφετε μία φορά τη δομή της πηγής και επαναχρησιμοποιείτε την ίδια ελεγχόμενη αντιστοίχιση στα επόμενα αρχεία.

Πρώτα κατανοούμε τα δεδομένα και μετά τα εισάγουμε

Κατά το onboarding προσδιορίζονται το φύλλο με τα δεδομένα πηγής, η γραμμή επικεφαλίδων, η πρώτη γραμμή δεδομένων και η στήλη που ταυτοποιεί μοναδικά μια παραγγελία. Στη συνέχεια, οι στήλες του Excel αντιστοιχίζονται σε πεδία του TSC. Η διαμόρφωση διακρίνει κείμενο, ακέραιους, δεκαδικούς και ημερομηνίες και μπορεί να παρέχει προεπιλεγμένες τιμές για πληροφορίες που λείπουν από το φύλλο.

Το αρχείο πηγής δεν χρειάζεται να αντιγράφει τα εσωτερικά ονόματα πεδίων του TSC. Μια στήλη «Αναφορά εργασίας» μπορεί να γίνει αριθμός παραγγελίας, η «Προγραμματισμένη άφιξη» ημερομηνία παράδοσης και οι «Μονάδες διακίνησης» αριθμός παλετών. Σημασία έχει η αντιστοίχιση να αποδίδει το πραγματικό νόημα των δεδομένων.

Πολλές γραμμές Excel, μία παραγγελία στο TSC

Μια παραγγελία μπορεί να περιέχει πολλές γραμμές υλικών, οπότε ο αριθμός της μπορεί να εμφανίζεται σε περισσότερες από μία γραμμές του αρχείου. Η διαμόρφωση ορίζει ένα κοινό κλειδί. Η εισαγωγή ομαδοποιεί τις αντίστοιχες γραμμές σε μία παραγγελία, διατηρώντας κάθε γραμμή ως ξεχωριστό στοιχείο.

Για παράδειγμα, αν η παραγγελία SO-24018 εμφανίζεται μία φορά με 12 παλέτες και ξανά με 4 παλέτες άλλου υλικού, το αποτέλεσμα δεν είναι δύο παραγγελίες. Το TSC δημιουργεί μία παραγγελία με δύο στοιχεία. Η αρχική δομή διατηρείται χωρίς χειροκίνητη συγχώνευση γραμμών.

Σύνδεση με βασικά δεδομένα αντί για νέα καταχώριση

Η εισαγωγή μπορεί να κάνει περισσότερα από τη μεταφορά απλού κειμένου. Επιλεγμένες τιμές μπορούν να συνδεθούν με υπάρχουσες εγγραφές TSC βάσει ονόματος ή αναγνωριστικού ERP. Έτσι μπορούν να εντοπιστούν μεταφορέας, πελάτης, παραλήπτης ή προμηθευτής, καθώς και εγκατάσταση, πόρος ή τύπος παλέτας.

Όπου το επιτρέπει η επιχειρησιακή διαδικασία, η διαμόρφωση μπορεί επίσης να ορίσει μια εφεδρική αναφορά για τιμή που λείπει ή δεν εντοπίζεται. Ο κανόνας παραμένει μέρος της κοινής διαμόρφωσης και δεν κρύβεται στη χειροκίνητη ρουτίνα ενός χρήστη.

Έλεγχος του αρχείου πριν από την αποθήκευση

Η διαμόρφωση λειτουργεί και ως λίστα ελέγχου. Η εισαγωγή επιβεβαιώνει ότι υπάρχουν όλες οι αντιστοιχισμένες στήλες και ότι οι υποχρεωτικές τιμές έχουν τον αναμενόμενο τύπο. Μια στήλη που λείπει σταματά την επεξεργασία ασύμβατου αρχείου. Ένα πρόβλημα σε συγκεκριμένη γραμμή επιστρέφεται μαζί με το σημείο στο οποίο συνέβη.

Το αποτέλεσμα ξεχωρίζει τις εγγραφές που δημιουργήθηκαν, άλλαξαν ή απορρίφθηκαν με σφάλμα. Οι χρήστες δεν χρειάζεται να μαντεύουν αν το αρχείο επεξεργάστηκε πλήρως και μπορούν να εστιάσουν μόνο στις γραμμές που απαιτούν διόρθωση.

Επανάληψη της εισαγωγής χωρίς δεύτερο αντίγραφο

Σε μεταγενέστερη εισαγωγή, το TSC αναζητά την παραγγελία με το διαμορφωμένο αναγνωριστικό. Αν δεν υπάρχει, τη δημιουργεί. Αν υπάρχει ήδη, ενημερώνει την παραγγελία και αντικαθιστά τα στοιχεία της με το τρέχον περιεχόμενο του αρχείου. Γι’ αυτό η επιλογή σταθερού και σωστού αναγνωριστικού είναι σημαντικό μέρος της ρύθμισης.

Αυτό είναι χρήσιμο και όταν το φύλλο δημιουργείται τακτικά ως εξαγωγή από ERP ή άλλη επιχειρησιακή εφαρμογή. Τα διορθωμένα δεδομένα μπορούν να εισαχθούν ξανά χωρίς χειροκίνητη αναζήτηση και διαγραφή της προηγούμενης έκδοσης της παραγγελίας.

Τι αλλάζει στο onboarding ενός νέου πελάτη

• Λιγότερη προετοιμασία αρχείου: ο πελάτης μπορεί να διατηρήσει τη γνώριμη δομή, εφόσον περιέχει τα απαιτούμενα δεδομένα.
• Λιγότερος ειδικός κώδικας: τα υποστηριζόμενα σενάρια περιγράφονται με διαμόρφωση αντί για ξεχωριστό εισαγωγέα.
• Ταχύτερη επαλήθευση: αλλαγή ονόματος στήλης, τύπου δεδομένων ή αναφοράς δεν απαιτεί ανακατασκευή ολόκληρης της διαδικασίας.
• Σαφέστερη ευθύνη δεδομένων: οι υποχρεωτικές στήλες, οι προεπιλογές και οι κανόνες αναζήτησης ορίζονται σε ένα σημείο.

Διαμορφώσιμη δεν σημαίνει εισαγωγή οποιουδήποτε αρχείου χωρίς προετοιμασία

Η αρχική ρύθμιση εξακολουθεί να απαιτεί κατανόηση των στηλών, επιλογή σταθερού κλειδιού παραγγελίας και ευθυγράμμιση των τιμών πηγής με τα βασικά δεδομένα του TSC. Τυπικές παραγγελίες, επαναλαμβανόμενα στοιχεία, κενές τιμές και σενάρια σφάλματος πρέπει να δοκιμάζονται σε ασφαλές περιβάλλον πριν από την παραγωγική χρήση.

Η διαφορά είναι ότι αυτή η εργασία δημιουργεί επαναχρησιμοποιήσιμη διαμόρφωση. Τα επόμενα αρχεία δεν χρειάζεται να μετασχηματίζονται χειροκίνητα σε ένα άκαμπτο πρότυπο και μια νέα μορφή πελάτη δεν απαιτεί αυτόματα νέο κώδικα.

Θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη δική σας δομή Excel χωρίς χειροκίνητη καταχώριση;

Μπορούμε να εξετάσουμε τη δομή του αρχείου σας, να προτείνουμε την αντιστοίχιση και να επαληθεύσουμε μαζί την εισαγωγή με αντιπροσωπευτικά δεδομένα. Δείτε περισσότερες επιλογές στη σελίδα ενσωματώσεων του Time Slot Control.