Od Excelu ku konfigurovateľnému importu

Objednávky, avíza a údaje o preprave často vznikajú v Exceli. Každá firma však používa iné názvy stĺpcov, iné poradie údajov a iný spôsob, ako rozdeliť materiál, palety alebo termíny do viacerých riadkov. Tabuľka fungujúca v jednej prevádzke preto nemusí zodpovedať štruktúre ďalšieho zákazníka.

Bežným riešením je ručná úprava tabuľky pred každým importom alebo vývoj samostatného importéra. Konfigurovateľný import v Time Slot Control prináša tretiu možnosť: opísať štruktúru vstupného súboru raz a pri ďalších importoch používať rovnaké riadené mapovanie.

Najskôr porozumieť údajom, potom importovať

Pri onboardingu sa určí hárok so zdrojovými údajmi, riadok hlavičky, začiatok údajov a stĺpec, ktorý jednoznačne identifikuje objednávku. Následne sa stĺpce Excelu namapujú na polia v TSC. Konfigurácia rozlišuje text, celé číslo, desatinnú hodnotu a dátum a môže doplniť predvolené hodnoty pre údaje, ktoré v tabuľke nie sú.

Zdrojový súbor nemusí kopírovať interné názvy polí TSC. Stĺpec „Číslo zákazky“ môže predstavovať číslo objednávky, „Plánovaný príchod“ termín dodania a „Manipulačné jednotky“ počet paliet. Dôležité je, aby mapovanie zodpovedalo skutočnému významu údajov.

Viac riadkov v Exceli, jedna objednávka v TSC

Jedna objednávka môže obsahovať viac materiálových položiek, preto sa jej číslo môže v zdrojovom súbore opakovať vo viacerých riadkoch. Konfigurácia určí spoločný kľúč. Import zoskupí zodpovedajúce riadky do jednej objednávky a každý riadok ponechá ako samostatnú položku.

Ak sa napríklad objednávka SO-24018 objaví raz s 12 paletami a druhýkrát so 4 paletami iného materiálu, výsledkom nie sú dve objednávky. TSC vytvorí jednu objednávku s dvoma položkami. Pôvodná štruktúra údajov zostane zachovaná bez ručného spájania riadkov.

Prepojenie na kmeňové údaje namiesto ďalšieho prepisovania

Import dokáže viac než preniesť text. Vybrané hodnoty možno prepojiť s existujúcimi záznamami TSC podľa názvu alebo ERP identifikátora. Takto možno dohľadať dopravcu, zákazníka, príjemcu alebo dodávateľa, ale aj pobočku, zdroj či typ palety.

Tam, kde to obchodný proces umožňuje, môže konfigurácia určiť aj náhradnú väzbu pre chýbajúcu alebo nenájdenú hodnotu. Pravidlo zostáva súčasťou spoločnej konfigurácie namiesto toho, aby bolo skryté v ručnom postupe jedného používateľa.

Kontrola ešte pred uložením

Konfigurácia zároveň funguje ako kontrolný zoznam. Import overuje prítomnosť všetkých namapovaných stĺpcov a súlad povinných hodnôt s očakávaným dátovým typom. Chýbajúci stĺpec zastaví spracovanie nekompatibilného súboru. Chyba v konkrétnom riadku sa vráti s informáciou, kde vznikla.

Výsledok importu rozlišuje vytvorené, zmenené a chybné záznamy. Používateľ nemusí odhadovať, či sa súbor spracoval celý, a môže sa sústrediť len na riadky, ktoré treba opraviť.

Opakovaný import bez vytvorenia druhej kópie

Pri ďalšom importe TSC hľadá objednávku podľa nakonfigurovaného identifikátora. Ak neexistuje, vytvorí ju. Ak už existuje, aktualizuje objednávku a nahradí jej položky aktuálnym obsahom súboru. Stabilný a správne zvolený identifikátor je preto dôležitou súčasťou nastavenia.

Tento postup pomáha aj vtedy, keď sa tabuľka pravidelne vytvára ako export z ERP alebo inej podnikovej aplikácie. Opravené údaje možno načítať znova bez ručného vyhľadávania a mazania predchádzajúcej verzie objednávky.

Čo sa mení pri onboardingu nového zákazníka

• Menej prípravy súboru: zákazník môže zachovať známu štruktúru tabuľky, ak obsahuje potrebné údaje.
• Menej zákazníckeho kódu: podporované scenáre možno opísať konfiguráciou namiesto samostatného importéra.
• Rýchlejšie overovanie: zmena názvu stĺpca, dátového typu alebo väzby nevyžaduje prestavať celý proces.
• Jasnejšia zodpovednosť za údaje: povinné stĺpce, predvolené hodnoty a pravidlá vyhľadávania sú definované na jednom mieste.

Konfigurácia neznamená import ľubovoľného súboru bez prípravy

Prvé nastavenie stále vyžaduje pochopiť význam stĺpcov, vybrať stabilný kľúč objednávky a zosúladiť zdrojové hodnoty s kmeňovými údajmi v TSC. Typické objednávky, opakované položky, prázdne hodnoty aj chybové scenáre treba pred produkčným použitím otestovať v bezpečnom prostredí.

Rozdiel je v tom, že táto práca vytvorí opakovateľnú konfiguráciu. Ďalšie súbory už netreba ručne upravovať do pevnej šablóny a nový zákaznícky formát automaticky neznamená nový programový kód.

Chcete používať vlastnú štruktúru Excelu bez ručného prepisovania?

Prezrieme si štruktúru vášho súboru, navrhneme mapovanie a spoločne overíme import na reprezentatívnych údajoch. Ďalšie možnosti nájdete na stránke integrácií Time Slot Control.