Da Excel a un’importazione configurabile

Ordini, richieste di trasporto e dati di consegna spesso nascono in Excel. Ogni azienda, però, usa nomi di colonna diversi, un ordine differente dei campi e un proprio modo di suddividere materiali, pallet o date su più righe. Un foglio adatto a uno stabilimento può quindi non corrispondere alla struttura del cliente successivo.

La soluzione abituale è modificare manualmente il foglio prima di ogni importazione oppure sviluppare un importatore dedicato. L’importazione configurabile di Time Slot Control offre una terza possibilità: descrivere una volta la struttura sorgente e riutilizzare la stessa mappatura controllata per i file successivi.

Prima comprendere i dati, poi importarli

Durante l’onboarding si individuano il foglio con i dati sorgente, la riga di intestazione, la prima riga dei dati e la colonna che identifica univocamente un ordine. Le colonne Excel vengono quindi associate ai campi TSC. La configurazione distingue testo, numeri interi, decimali e date e può fornire valori predefiniti per le informazioni assenti dal foglio.

Il file sorgente non deve usare i nomi interni dei campi TSC. Una colonna “Riferimento pratica” può diventare il numero d’ordine, “Arrivo previsto” la data di consegna e “Unità di movimentazione” il numero di pallet. Ciò che conta è che la mappatura rispecchi il significato reale dei dati.

Più righe del foglio, un solo ordine in TSC

Un ordine può contenere più righe di materiale, quindi il suo numero può comparire su diverse righe del file sorgente. La configurazione definisce una chiave comune. L’importazione raggruppa le righe corrispondenti in un unico ordine, mantenendo ogni riga come posizione distinta.

Per esempio, se l’ordine SO-24018 compare una volta con 12 pallet e una seconda volta con 4 pallet di un altro materiale, il risultato non sono due ordini. TSC crea un ordine con due posizioni. La struttura originale viene preservata senza unire manualmente le righe.

Collegare i dati anagrafici invece di reinserirli

L’importazione può fare più che trasferire testo. I valori selezionati possono essere collegati ai record TSC esistenti tramite nome o identificativo ERP. In questo modo si possono individuare vettore, cliente, destinatario o fornitore, oltre a sede, risorsa o tipo di pallet.

Dove il processo aziendale lo consente, la configurazione può anche definire un riferimento di riserva per un valore mancante o non trovato. La regola rimane parte della configurazione condivisa invece di essere nascosta nella procedura manuale di un singolo utente.

Controllare il file prima del salvataggio

La configurazione funziona anche come lista di controllo. L’importazione verifica che siano presenti tutte le colonne mappate e che i valori obbligatori corrispondano al tipo previsto. Una colonna mancante impedisce l’elaborazione di un file incompatibile. Un problema in una riga specifica viene restituito con l’indicazione del punto in cui si è verificato.

Il risultato distingue i record creati, modificati e rifiutati con errore. Gli utenti non devono indovinare se il file è stato elaborato completamente e possono concentrarsi solo sulle righe che richiedono attenzione.

Ripetere l’importazione senza creare una seconda copia

In un’importazione successiva, TSC cerca l’ordine tramite l’identificativo configurato. Se non esiste, lo crea. Se esiste già, aggiorna l’ordine e sostituisce le sue posizioni con il contenuto attuale del file. Scegliere un identificativo stabile e corretto è quindi una parte importante della configurazione.

Questo è utile anche quando il foglio viene generato periodicamente come esportazione da un ERP o da un’altra applicazione aziendale. I dati corretti possono essere reimportati senza cercare ed eliminare manualmente la versione precedente dell’ordine.

Cosa cambia nell’onboarding di un nuovo cliente

• Meno preparazione del file: il cliente può mantenere una struttura familiare se contiene i dati necessari.
• Meno codice specifico: gli scenari supportati possono essere descritti tramite configurazione anziché con un importatore dedicato.
• Verifica più rapida: modificare il nome di una colonna, un tipo di dato o un riferimento non richiede di ricostruire l’intero processo.
• Responsabilità sui dati più chiara: colonne obbligatorie, valori predefiniti e regole di ricerca sono definiti in un unico punto.

Configurabile non significa importare qualsiasi file senza preparazione

La configurazione iniziale richiede comunque di comprendere le colonne, scegliere una chiave d’ordine stabile e allineare i valori sorgente ai dati anagrafici di TSC. Ordini tipici, righe ripetute, valori vuoti e scenari di errore devono essere verificati in un ambiente sicuro prima dell’uso in produzione.

La differenza è che questo lavoro produce una configurazione riutilizzabile. I file successivi non devono più essere adattati manualmente a un modello rigido e un nuovo formato cliente non richiede automaticamente nuovo codice.

Volete usare la vostra struttura Excel senza reinserimenti manuali?

Possiamo esaminare la struttura del file, proporre la mappatura e verificare insieme l’importazione su dati rappresentativi. Scoprite altre possibilità nella pagina delle integrazioni Time Slot Control.