Od Excela do konfigurowalnego importu

Zamówienia, awizacje transportowe i dane dostaw często powstają w Excelu. Każda firma używa jednak innych nazw kolumn, innej kolejności pól i innego sposobu rozdzielania materiałów, palet czy terminów na wiele wierszy. Arkusz sprawdzający się w jednym zakładzie nie musi pasować do struktury kolejnego klienta.

Typowym rozwiązaniem jest ręczne przekształcanie arkusza przed każdym importem albo tworzenie osobnego importera. Konfigurowalny import w Time Slot Control daje trzecią możliwość: opisać strukturę pliku źródłowego raz i stosować to samo kontrolowane mapowanie przy kolejnych importach.

Najpierw zrozumieć dane, potem je importować

Podczas onboardingu określa się arkusz z danymi źródłowymi, wiersz nagłówka, pierwszy wiersz danych oraz kolumnę jednoznacznie identyfikującą zamówienie. Następnie kolumny Excela są mapowane na pola w TSC. Konfiguracja rozróżnia tekst, liczbę całkowitą, wartość dziesiętną i datę, a także może uzupełniać wartości domyślne dla informacji nieobecnych w arkuszu.

Plik źródłowy nie musi używać wewnętrznych nazw pól TSC. Kolumna „Numer zlecenia” może stać się numerem zamówienia, „Planowany przyjazd” datą dostawy, a „Jednostki ładunkowe” liczbą palet. Najważniejsze, aby mapowanie odpowiadało rzeczywistemu znaczeniu danych.

Wiele wierszy arkusza, jedno zamówienie w TSC

Zamówienie może zawierać kilka pozycji materiałowych, dlatego jego numer może powtarzać się w wielu wierszach pliku źródłowego. Konfiguracja wskazuje wspólny klucz. Import grupuje pasujące wiersze w jedno zamówienie, zachowując każdy wiersz jako osobną pozycję.

Jeżeli zamówienie SO-24018 pojawia się raz z 12 paletami, a drugi raz z 4 paletami innego materiału, wynikiem nie są dwa zamówienia. TSC tworzy jedno zamówienie z dwiema pozycjami. Struktura danych zostaje zachowana bez ręcznego scalania wierszy.

Powiązanie z danymi podstawowymi zamiast kolejnego przepisywania

Import może robić więcej niż przenosić zwykły tekst. Wybrane wartości można połączyć z istniejącymi rekordami TSC według nazwy lub identyfikatora ERP. W ten sposób można odnaleźć przewoźnika, klienta, odbiorcę lub dostawcę, a także oddział, zasób czy typ palety.

Jeżeli proces biznesowy na to pozwala, konfiguracja może również określić wartość zastępczą dla danych brakujących lub nierozpoznanych. Reguła pozostaje częścią wspólnej konfiguracji, zamiast być ukryta w ręcznych czynnościach pojedynczego użytkownika.

Kontrola przed zapisaniem danych

Konfiguracja pełni także rolę listy kontrolnej. Import sprawdza obecność wszystkich mapowanych kolumn oraz zgodność wymaganych wartości z oczekiwanym typem danych. Brak kolumny zatrzymuje przetwarzanie niezgodnego pliku. Problem w konkretnym wierszu danych jest zwracany wraz z informacją o miejscu jego wystąpienia.

Wynik importu rozróżnia rekordy utworzone, zmienione i odrzucone z błędem. Użytkownicy nie muszą zgadywać, czy plik przetworzono w całości, i mogą skupić się wyłącznie na wierszach wymagających poprawy.

Ponowny import bez tworzenia drugiej kopii

Przy kolejnym imporcie TSC wyszukuje zamówienie według skonfigurowanego identyfikatora. Jeśli go nie ma, tworzy nowe. Jeśli już istnieje, aktualizuje zamówienie i zastępuje jego pozycje bieżącą zawartością pliku. Stabilny i poprawnie wybrany identyfikator jest więc ważnym elementem konfiguracji.

To przydatne również wtedy, gdy arkusz jest regularnie generowany jako eksport z systemu ERP lub innej aplikacji biznesowej. Poprawione dane można zaimportować ponownie bez ręcznego wyszukiwania i usuwania wcześniejszej wersji zamówienia.

Co zmienia się podczas onboardingu nowego klienta

• Mniej przygotowywania pliku: klient może zachować znaną strukturę arkusza, jeżeli zawiera ona wymagane dane.
• Mniej kodu specyficznego dla klienta: obsługiwane scenariusze można opisać konfiguracją zamiast osobnym importerem.
• Szybsza weryfikacja: zmiana nazwy kolumny, typu danych lub powiązania nie wymaga przebudowy całego procesu.
• Jaśniejsza odpowiedzialność za dane: wymagane kolumny, wartości domyślne i reguły wyszukiwania są zdefiniowane w jednym miejscu.

Konfiguracja nie oznacza importu dowolnego pliku bez przygotowania

Pierwsze ustawienie nadal wymaga zrozumienia znaczenia kolumn, wyboru stabilnego klucza zamówienia i uzgodnienia wartości źródłowych z danymi podstawowymi w TSC. Typowe zamówienia, powtarzające się pozycje, puste wartości i scenariusze błędów należy przetestować w bezpiecznym środowisku przed uruchomieniem produkcyjnym.

Różnica polega na tym, że praca ta tworzy powtarzalną konfigurację. Kolejne pliki nie muszą być ręcznie przekształcane do jednego sztywnego szablonu, a nowy format klienta nie oznacza automatycznie konieczności napisania nowego kodu.

Chcesz używać własnej struktury Excela bez ręcznego przepisywania?

Przeanalizujemy strukturę pliku, zaproponujemy mapowanie i wspólnie zweryfikujemy import na reprezentatywnych danych. Więcej możliwości znajdziesz na stronie integracji Time Slot Control.