Von Excel zum konfigurierbaren Import

Aufträge, Transportanmeldungen und Lieferdaten beginnen häufig in Excel. Doch jedes Unternehmen verwendet andere Spaltennamen, eine andere Reihenfolge der Angaben und eine andere Aufteilung von Materialien, Paletten oder Terminen auf mehrere Zeilen. Eine Tabelle, die in einem Betrieb funktioniert, passt daher nicht automatisch zur Struktur des nächsten Kunden.

Üblicherweise wird die Tabelle vor jedem Import manuell angepasst oder ein eigener Importer entwickelt. Der konfigurierbare Import in Time Slot Control bietet eine dritte Möglichkeit: Die Struktur der Quelldatei wird einmal beschrieben und für weitere Importe mit demselben kontrollierten Mapping verwendet.

Zuerst die Daten verstehen, dann importieren

Beim Onboarding werden das Arbeitsblatt mit den Quelldaten, die Kopfzeile, der Beginn der Daten und die Spalte festgelegt, die einen Auftrag eindeutig identifiziert. Anschließend werden die Excel-Spalten den Feldern in TSC zugeordnet. Die Konfiguration unterscheidet Text, Ganzzahl, Dezimalzahl und Datum und kann Standardwerte für Angaben ergänzen, die in der Tabelle fehlen.

Die Quelldatei muss keine internen TSC-Feldnamen übernehmen. Eine Spalte „Auftragsreferenz“ kann zur Auftragsnummer werden, „Geplante Ankunft“ zum Liefertermin und „Ladeeinheiten“ zur Palettenanzahl. Entscheidend ist, dass das Mapping die tatsächliche Bedeutung der Daten wiedergibt.

Mehrere Excel-Zeilen, ein Auftrag in TSC

Ein Auftrag kann mehrere Materialpositionen enthalten. Deshalb erscheint seine Nummer in der Quelldatei möglicherweise in mehreren Zeilen. Die Konfiguration definiert einen gemeinsamen Schlüssel. Der Import fasst passende Zeilen zu einem Auftrag zusammen und behält jede Zeile als eigene Auftragsposition.

Steht der Auftrag SO-24018 beispielsweise einmal mit 12 Paletten und ein zweites Mal mit 4 Paletten eines anderen Materials in der Datei, entstehen nicht zwei Aufträge. TSC legt einen Auftrag mit zwei Positionen an. Die Datenstruktur bleibt ohne manuelles Zusammenführen erhalten.

Stammdaten verknüpfen statt erneut übertragen

Der Import kann mehr als reinen Text übernehmen. Ausgewählte Werte lassen sich anhand von Name oder ERP-ID mit bestehenden TSC-Datensätzen verbinden. So können etwa Frachtführer, Kunde, Empfänger oder Lieferant sowie Standort, Ressource oder Palettentyp ermittelt werden.

Wo der Geschäftsprozess es zulässt, kann die Konfiguration auch eine Ersatzreferenz für fehlende oder nicht gefundene Werte festlegen. Die Regel bleibt Teil der gemeinsamen Konfiguration und ist nicht in einem manuellen Ablauf einzelner Benutzer verborgen.

Prüfen, bevor Daten gespeichert werden

Die Konfiguration dient zugleich als Prüfliste. Der Import kontrolliert, ob alle zugeordneten Spalten vorhanden sind und Pflichtwerte dem erwarteten Datentyp entsprechen. Eine fehlende Spalte verhindert die Verarbeitung einer inkompatiblen Datei. Ein Fehler in einer konkreten Datenzeile wird mit der Stelle zurückgegeben, an der er aufgetreten ist.

Das Importergebnis unterscheidet neu angelegte, geänderte und fehlerhafte Datensätze. Benutzer müssen nicht raten, ob die Datei vollständig verarbeitet wurde, und können sich auf die Zeilen konzentrieren, die korrigiert werden müssen.

Erneut importieren, ohne eine zweite Kopie zu erzeugen

Bei einem späteren Import sucht TSC den Auftrag über die konfigurierte Kennung. Existiert er noch nicht, wird er angelegt. Ist er bereits vorhanden, aktualisiert TSC den Auftrag und ersetzt seine Positionen durch den aktuellen Inhalt der Datei. Eine stabile und korrekt gewählte Kennung ist deshalb ein wichtiger Teil der Einrichtung.

Das ist auch dann hilfreich, wenn die Tabelle regelmäßig als Export aus einem ERP oder einer anderen Geschäftsanwendung entsteht. Korrigierte Daten können erneut eingelesen werden, ohne die frühere Auftragsversion vorher manuell zu suchen und zu löschen.

Was sich beim Onboarding eines neuen Kunden ändert

• Weniger Dateivorbereitung: Kunden können eine vertraute Tabellenstruktur beibehalten, sofern sie die erforderlichen Daten enthält.
• Weniger kundenspezifischer Code: Unterstützte Szenarien lassen sich per Konfiguration statt mit einem eigenen Importer beschreiben.
• Schnellere Prüfung: Änderungen an Spaltennamen, Datentypen oder Referenzen erfordern keinen Neuaufbau des gesamten Prozesses.
• Klarere Datenverantwortung: Pflichtspalten, Standardwerte und Suchregeln sind an einer Stelle definiert.

Konfiguration bedeutet nicht, jede beliebige Datei ohne Vorbereitung zu importieren

Die Ersteinrichtung erfordert weiterhin, die Bedeutung der Spalten zu verstehen, einen stabilen Auftragsschlüssel auszuwählen und Quellwerte mit den Stammdaten in TSC abzugleichen. Typische Aufträge, wiederholte Positionen, leere Werte und Fehlerszenarien sollten vor dem Produktiveinsatz in einer sicheren Umgebung getestet werden.

Der Unterschied: Diese Arbeit ergibt eine wiederverwendbare Konfiguration. Weitere Dateien müssen nicht mehr manuell in eine starre Vorlage umgebaut werden, und ein neues Kundenformat erfordert nicht automatisch neuen Programmcode.

Möchten Sie Ihre eigene Excel-Struktur ohne manuelles Übertragen nutzen?

Wir prüfen die Struktur Ihrer Datei, schlagen ein Mapping vor und validieren den Import gemeinsam mit repräsentativen Daten. Weitere Möglichkeiten finden Sie auf der Seite Integrationen von Time Slot Control.