Objednávky, avíza a údaje o přepravě často začínají v Excelu. Jenže každá firma používá jiné názvy sloupců, jiné pořadí údajů a jiný způsob, jak do více řádků rozdělit materiál, palety nebo termíny. Co funguje v jednom provozu, nemusí odpovídat struktuře dalšího zákazníka.

Obvyklým řešením bývá ruční úprava tabulky před každým importem nebo vývoj samostatného importéru. Konfigurovatelný import v Time Slot Control přidává třetí možnost: popsat strukturu vstupního souboru jednou a při dalších importech používat stejné řízené mapování.

Nejdříve porozumět datům, potom importovat

Při onboardingu se určí list se zdrojovými daty, řádek s hlavičkou, začátek dat a sloupec, který jednoznačně identifikuje objednávku. Poté se názvy sloupců z Excelu namapují na pole v TSC. Konfigurace může rozlišit text, celé číslo, desetinnou hodnotu nebo datum a doplnit výchozí hodnoty pro údaje, které v tabulce vůbec nejsou.

Zdrojový soubor tak nemusí kopírovat interní názvy TSC. Sloupec nazvaný například „Číslo zakázky“ může představovat číslo objednávky, „Plánovaný příjezd“ termín dodání a „Počet MJ“ počet palet. Důležité je, aby mapování odpovídalo skutečnému významu dat.

Ilustrační schéma konfigurovatelného importu z Excelu do Time Slot Control

Více řádků v Excelu, jedna objednávka v TSC

Jedna objednávka může mít několik materiálových položek. Ve vstupním souboru se proto její číslo opakuje na více řádcích. Konfigurace určí společný klíč a import tyto řádky seskupí do jedné objednávky, přičemž každý řádek zůstane samostatnou položkou.

Pokud se například objednávka SO-24018 objeví jednou s 12 paletami a podruhé se 4 paletami jiného materiálu, výsledkem není dvojice objednávek. V TSC vznikne jedna objednávka se dvěma položkami. Struktura dat se zachová bez ručního slučování řádků.

Napojení na kmenová data místo dalšího přepisování

Import nemusí přenášet pouze text. Vybrané hodnoty lze propojit s existujícími záznamy v TSC podle názvu nebo ERP identifikátoru. Tímto způsobem lze dohledat například dopravce, zákazníka, příjemce nebo dodavatele, ale také pobočku, zdroj či typ palety.

Pro situace, kdy zdrojový soubor určitou hodnotu neposkytuje nebo záznam nenajde, lze tam, kde to proces dovoluje, nastavit výchozí vazbu. Pravidla jsou součástí konkrétní konfigurace, takže výjimka není skrytá v ručním postupu jednotlivého uživatele.

Kontrola ještě před uložením

Konfigurace současně funguje jako kontrolní seznam. Import ověřuje, zda Excel obsahuje všechny namapované sloupce a zda povinné hodnoty odpovídají očekávanému typu. Chybějící sloupec zastaví zpracování nekompatibilního souboru. Chyba v konkrétním datovém řádku se vrátí s informací, kde problém vznikl.

Výsledek importu rozlišuje nově vytvořené, změněné a chybné záznamy. Uživatel tak nemusí odhadovat, zda se soubor zpracoval celý, a může se zaměřit pouze na řádky, které vyžadují opravu.

Opakovaný import bez druhé kopie objednávky

Při dalším importu TSC hledá objednávku podle nakonfigurovaného identifikátoru. Pokud ji nenajde, vytvoří ji. Pokud už existuje, aktualizuje její údaje a nahradí položky aktuálním obsahem ze souboru. Stabilní a správně zvolený identifikátor je proto důležitou součástí nastavení.

Tento postup se hodí i tehdy, když zdrojový Excel vzniká opakovaně jako export z ERP nebo jiné podnikové aplikace. Opravená data lze načíst znovu bez ručního dohledávání a mazání předchozí verze objednávky.

Co se mění při onboardingu nového zákazníka

Méně přípravy souboru: zákazník může zachovat známou strukturu tabulky, pokud obsahuje potřebná data.
Méně zákaznického kódu: nové mapování lze v podporovaných scénářích popsat konfigurací místo samostatného importéru.
Rychlejší ověřování: změna názvu sloupce, datového typu nebo vazby nevyžaduje přepracovat celý proces.
Jasnější odpovědnost za data: povinné sloupce, výchozí hodnoty a pravidla dohledání jsou definované na jednom místě.

Konfigurace neznamená import libovolného souboru bez přípravy

První nastavení stále vyžaduje pochopit význam sloupců, vybrat stabilní klíč objednávky a sladit hodnoty s kmenovými daty v TSC. Před nasazením je potřeba ověřit typické objednávky, opakované položky, prázdné hodnoty i chybové scénáře v testovacím prostředí.

Rozdíl je v tom, že tato práce vytvoří opakovatelnou konfiguraci. Další soubory se už nemusí ručně přepisovat do pevné šablony a nový zákaznický formát nemusí automaticky znamenat nový kus programového kódu.

Chcete využít vlastní Excel bez ručního přepisování?

Podíváme se na strukturu vašeho souboru, navrhneme mapování a společně ověříme import na reprezentativních datech. Více možností propojení najdete v přehledu integrací Time Slot Control.