Az Exceltől a konfigurálható importig

A megrendelések, szállítási igények és kézbesítési adatok gyakran Excelben születnek. Minden vállalat más oszlopneveket, eltérő mezősorrendet és saját módszert használ az anyagok, raklapok vagy dátumok több sorra bontására. Ami az egyik telephelyen működik, nem feltétlenül illeszkedik a következő ügyfél adatszerkezetéhez.

A szokásos megoldás a táblázat kézi átalakítása minden import előtt, vagy egy külön importáló fejlesztése. A Time Slot Control konfigurálható importja egy harmadik lehetőséget kínál: a forrásstruktúrát egyszer kell leírni, majd ugyanaz az ellenőrzött leképezés használható a következő fájloknál is.

Előbb értsük meg az adatokat, utána importáljunk

Az onboarding során meghatározzuk a forrásadatokat tartalmazó munkalapot, a fejléc sorát, az első adatsort és azt az oszlopot, amely egyedileg azonosítja a megrendelést. Ezután az Excel oszlopait a TSC mezőihez rendeljük. A konfiguráció külön kezeli a szöveget, az egész és tizedes számokat, valamint a dátumokat, és alapértelmezett értékeket is megadhat a táblázatból hiányzó adatokhoz.

A forrásfájlnak nem kell a TSC belső mezőneveit használnia. A „Munka hivatkozása” oszlop lehet a megrendelésszám, a „Tervezett érkezés” a szállítási dátum, a „Kezelési egységek” pedig a raklapok száma. Az a fontos, hogy a leképezés az adatok valódi jelentését tükrözze.

Több Excel-sor, egy megrendelés a TSC-ben

Egy megrendelés több anyagtételt is tartalmazhat, ezért a száma több sorban szerepelhet a forrásfájlban. A konfiguráció közös kulcsot határoz meg. Az import az egyező sorokat egy megrendelésbe csoportosítja, miközben minden sor külön tétel marad.

Ha például az SO-24018 megrendelés egyszer 12 raklappal, majd másodszor egy másik anyag 4 raklapjával szerepel, az eredmény nem két megrendelés. A TSC egy megrendelést hoz létre két tétellel. Az eredeti adatszerkezet kézi sorösszevonás nélkül megmarad.

Törzsadatok összekapcsolása újrarögzítés helyett

Az import nem csupán szöveget visz át. A kiválasztott értékek név vagy ERP-azonosító alapján meglévő TSC-rekordokhoz kapcsolhatók. Így azonosítható a fuvarozó, az ügyfél, a címzett vagy a szállító, továbbá a telephely, az erőforrás vagy a raklaptípus.

Ahol az üzleti folyamat megengedi, a konfiguráció helyettesítő hivatkozást is megadhat egy hiányzó vagy fel nem oldható értékhez. A szabály a közös konfiguráció része marad, nem egyetlen felhasználó kézi rutinjában rejtőzik.

Ellenőrzés az adatok mentése előtt

A konfiguráció ellenőrzőlistaként is működik. Az import megvizsgálja, hogy minden leképezett oszlop jelen van-e, és a kötelező értékek megfelelnek-e a várt adattípusnak. Egy hiányzó oszlop megállítja a nem kompatibilis fájl feldolgozását. Egy konkrét adatsor hibája a hiba helyével együtt jelenik meg.

Az importeredmény megkülönbözteti a létrehozott, módosított és hibával elutasított rekordokat. A felhasználónak nem kell találgatnia, hogy a fájl teljesen feldolgozásra került-e, és csak a javítást igénylő sorokra összpontosíthat.

Ismételt import második példány létrehozása nélkül

Egy későbbi importnál a TSC a konfigurált azonosító alapján keresi a megrendelést. Ha nem létezik, létrehozza. Ha már létezik, frissíti a megrendelést, és tételeit a fájl aktuális tartalmára cseréli. Ezért a stabil és helyesen kiválasztott azonosító a beállítás fontos része.

Ez akkor is hasznos, ha a táblázat rendszeresen egy ERP vagy más üzleti alkalmazás exportjaként készül. A javított adatok újra importálhatók anélkül, hogy a megrendelés korábbi változatát kézzel meg kellene keresni és törölni.

Mi változik egy új ügyfél onboardingja során?

• Kevesebb fájlelőkészítés: az ügyfél megtarthatja a megszokott táblázatszerkezetet, ha az tartalmazza a szükséges adatokat.
• Kevesebb ügyfélspecifikus kód: a támogatott forgatókönyvek külön importáló helyett konfigurációval írhatók le.
• Gyorsabb ellenőrzés: egy oszlopnév, adattípus vagy hivatkozás módosítása nem igényli a teljes folyamat újraépítését.
• Egyértelműbb adatfelelősség: a kötelező oszlopok, alapértékek és keresési szabályok egy helyen vannak meghatározva.

A konfigurálhatóság nem jelent előkészítés nélküli, tetszőleges fájlimportot

A kezdeti beállítás továbbra is megköveteli az oszlopok jelentésének megértését, egy stabil megrendelési kulcs kiválasztását és a forrásértékek összehangolását a TSC törzsadataival. A tipikus megrendeléseket, ismétlődő tételeket, üres értékeket és hibaforgatókönyveket éles használat előtt biztonságos környezetben kell tesztelni.

A különbség az, hogy ez a munka újrahasznosítható konfigurációt eredményez. A későbbi fájlokat már nem kell kézzel egy merev sablonhoz igazítani, és egy új ügyfélformátum nem jelent automatikusan új programkódot.

Saját Excel-struktúráját használná kézi újrarögzítés nélkül?

Áttekintjük a fájl szerkezetét, javaslatot teszünk a leképezésre, és reprezentatív adatokkal együtt ellenőrizzük az importot. További lehetőségekért tekintse meg a Time Slot Control integrációk oldalát.