D’Excel à l’import configurable

Les commandes, les annonces de transport et les données de livraison commencent souvent dans Excel. Pourtant, chaque entreprise utilise des noms de colonnes différents, un ordre de champs propre et une autre manière de répartir les matières, les palettes ou les dates sur plusieurs lignes. Une feuille adaptée à un site ne correspond donc pas forcément à la structure du client suivant.

La réponse habituelle consiste à remanier manuellement le fichier avant chaque import ou à développer un importateur dédié. L’import configurable de Time Slot Control offre une troisième possibilité : décrire une fois la structure source et réutiliser le même mappage contrôlé pour les fichiers suivants.

Comprendre les données avant de les importer

Lors de l’onboarding, l’équipe identifie la feuille contenant les données source, la ligne d’en-tête, la première ligne de données et la colonne qui identifie une commande de façon unique. Les colonnes Excel sont ensuite associées aux champs de TSC. La configuration distingue le texte, les nombres entiers, les décimaux et les dates, et peut fournir des valeurs par défaut pour les informations absentes du fichier.

Le fichier source n’a pas besoin de reprendre les noms de champs internes de TSC. Une colonne « Référence dossier » peut devenir le numéro de commande, « Arrivée prévue » la date de livraison et « Unités de manutention » le nombre de palettes. L’essentiel est que le mappage respecte le sens réel des données.

Plusieurs lignes Excel, une seule commande dans TSC

Une commande peut contenir plusieurs lignes de matière ; son numéro peut donc apparaître sur plusieurs lignes du fichier source. La configuration définit une clé commune. L’import regroupe les lignes correspondantes dans une commande tout en conservant chaque ligne comme poste distinct.

Par exemple, si la commande SO-24018 apparaît une fois avec 12 palettes et une seconde fois avec 4 palettes d’une autre matière, le résultat n’est pas deux commandes. TSC crée une commande avec deux postes. La structure initiale est préservée sans fusion manuelle des lignes.

Relier les données de référence au lieu de les ressaisir

L’import ne se limite pas au transfert de texte. Certaines valeurs peuvent être reliées à des enregistrements TSC existants par leur nom ou leur identifiant ERP. Il est ainsi possible de retrouver un transporteur, un client, un destinataire ou un fournisseur, mais aussi un site, une ressource ou un type de palette.

Lorsque le processus métier l’autorise, la configuration peut également prévoir une référence de secours pour une valeur absente ou introuvable. La règle reste intégrée à la configuration partagée au lieu d’être cachée dans la routine manuelle d’un utilisateur.

Contrôler le fichier avant l’enregistrement

La configuration sert aussi de liste de validation. L’import vérifie que toutes les colonnes mappées sont présentes et que les valeurs obligatoires correspondent au type attendu. L’absence d’une colonne empêche le traitement d’un fichier incompatible. Un problème sur une ligne précise est renvoyé avec l’emplacement où il s’est produit.

Le résultat distingue les enregistrements créés, modifiés et rejetés avec une erreur. Les utilisateurs n’ont pas à deviner si le fichier a été entièrement traité et peuvent se concentrer sur les seules lignes à corriger.

Répéter l’import sans créer de doublon

Lors d’un import ultérieur, TSC recherche la commande grâce à l’identifiant configuré. Si elle n’existe pas, TSC la crée. Si elle existe déjà, TSC la met à jour et remplace ses postes par le contenu actuel du fichier. Le choix d’un identifiant stable et correct est donc essentiel.

Cette logique est également utile lorsque la feuille est générée régulièrement par un export ERP ou une autre application métier. Les données corrigées peuvent être réimportées sans rechercher et supprimer manuellement la version précédente de la commande.

Ce qui change lors de l’onboarding d’un nouveau client

• Moins de préparation du fichier : le client peut conserver une structure familière si elle contient les données nécessaires.
• Moins de code spécifique : les scénarios pris en charge peuvent être décrits par configuration plutôt que par un importateur dédié.
• Validation plus rapide : changer un nom de colonne, un type de donnée ou une référence n’impose pas de reconstruire tout le processus.
• Responsabilité des données plus claire : les colonnes obligatoires, valeurs par défaut et règles de recherche sont définies au même endroit.

Configurable ne signifie pas importer n’importe quel fichier sans préparation

La mise en place initiale exige toujours de comprendre les colonnes, de choisir une clé de commande stable et d’aligner les valeurs source sur les données de référence de TSC. Les commandes typiques, lignes répétées, valeurs vides et scénarios d’erreur doivent être testés dans un environnement sûr avant la production.

La différence est que ce travail produit une configuration réutilisable. Les fichiers suivants n’ont plus à être remaniés manuellement pour respecter un modèle rigide, et un nouveau format client ne nécessite pas automatiquement un nouveau développement.

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