Замовлення, транспортні заявки та дані про доставку часто починаються в Excel. Проте кожна компанія використовує власні назви стовпців, інший порядок полів і свій спосіб розподілу матеріалів, палет або дат між кількома рядками. Таблиця, що працює на одному майданчику, може не відповідати структурі наступного клієнта.

Зазвичай таблицю вручну переробляють перед кожним імпортом або створюють окремий імпортер. Налаштовуваний імпорт у Time Slot Control пропонує третій варіант: один раз описати структуру джерела й надалі застосовувати те саме контрольоване зіставлення.

Спочатку зрозуміти дані, потім імпортувати

Під час онбордингу визначають аркуш із вихідними даними, рядок заголовків, перший рядок даних і стовпець, який однозначно ідентифікує замовлення. Потім стовпці Excel зіставляють із полями TSC. Конфігурація розрізняє текст, цілі та десяткові числа й дати, а також може додавати типові значення для інформації, якої немає в таблиці.

Вихідний файл не повинен повторювати внутрішні назви полів TSC. Стовпець «Посилання на завдання» може стати номером замовлення, «Планове прибуття» — датою доставки, а «Вантажні одиниці» — кількістю палет. Головне, щоб зіставлення відповідало справжньому значенню даних.

Ілюстративний процес налаштовуваного імпорту з Excel до Time Slot Control

Кілька рядків Excel — одне замовлення в TSC

Замовлення може містити кілька матеріальних позицій, тому його номер може повторюватися в кількох рядках вихідного файлу. Конфігурація визначає спільний ключ. Імпорт об’єднує відповідні рядки в одне замовлення, залишаючи кожен рядок окремою позицією.

Наприклад, якщо замовлення SO-24018 один раз містить 12 палет, а вдруге — 4 палети іншого матеріалу, результатом не будуть два замовлення. TSC створить одне замовлення з двома позиціями. Початкова структура даних зберігається без ручного об’єднання рядків.

Зв’язок із довідковими даними замість повторного введення

Імпорт може не лише переносити текст. Вибрані значення можна пов’язати з наявними записами TSC за назвою або ERP-ідентифікатором. Так можна знайти перевізника, клієнта, одержувача або постачальника, а також майданчик, ресурс чи тип палети.

Там, де це дозволяє бізнес-процес, конфігурація також може визначити резервне посилання для відсутнього або нерозпізнаного значення. Правило залишається частиною спільної конфігурації, а не приховується в ручній процедурі окремого користувача.

Перевірка до збереження даних

Конфігурація водночас працює як контрольний список. Імпорт перевіряє наявність усіх зіставлених стовпців і відповідність обов’язкових значень очікуваному типу. Відсутній стовпець зупиняє обробку несумісного файлу. Проблема в конкретному рядку повертається з інформацією про місце її виникнення.

Результат імпорту розрізняє створені, змінені та відхилені через помилку записи. Користувачам не потрібно здогадуватися, чи файл оброблено повністю: вони можуть зосередитися лише на рядках, які потребують виправлення.

Повторний імпорт без створення другої копії

Під час наступного імпорту TSC шукає замовлення за налаштованим ідентифікатором. Якщо його немає, TSC створює замовлення. Якщо воно вже існує, TSC оновлює його й замінює позиції актуальним вмістом файлу. Тому стабільний і правильно вибраний ідентифікатор є важливою частиною налаштування.

Це корисно й тоді, коли таблиця регулярно формується як експорт з ERP або іншої бізнес-системи. Виправлені дані можна імпортувати знову без ручного пошуку та видалення попередньої версії замовлення.

Що змінюється під час онбордингу нового клієнта

Менше підготовки файлу: клієнт може зберегти звичну структуру таблиці, якщо вона містить потрібні дані.
Менше клієнтського коду: підтримувані сценарії можна описати конфігурацією замість окремого імпортера.
Швидша перевірка: зміна назви стовпця, типу даних або посилання не вимагає перебудови всього процесу.
Чіткіша відповідальність за дані: обов’язкові стовпці, типові значення та правила пошуку визначені в одному місці.

Налаштовуваність не означає імпорт будь-якого файлу без підготовки

Початкове налаштування все одно вимагає розуміння стовпців, вибору стабільного ключа замовлення та узгодження вихідних значень із довідковими даними TSC. Типові замовлення, повторювані позиції, порожні значення й сценарії помилок слід перевірити в безпечному середовищі до запуску в продуктиві.

Різниця в тому, що ця робота створює повторно використовувану конфігурацію. Наступні файли вже не потрібно вручну переробляти під жорсткий шаблон, а новий формат клієнта не означає автоматично нову програмну розробку.

Хочете використовувати власну структуру Excel без ручного перенесення?

Ми розглянемо структуру вашого файлу, запропонуємо зіставлення та разом перевіримо імпорт на репрезентативних даних. Дізнайтеся більше на сторінці інтеграцій Time Slot Control.