De Excel a una importación configurable

Los pedidos, los avisos de transporte y los datos de entrega suelen empezar en Excel. Sin embargo, cada empresa utiliza nombres de columnas distintos, otro orden de campos y una forma diferente de repartir materiales, palés o fechas entre varias filas. Una hoja que funciona en una planta no tiene por qué coincidir con la estructura del siguiente cliente.

La respuesta habitual es adaptar la hoja manualmente antes de cada importación o desarrollar un importador específico. La importación configurable de Time Slot Control añade una tercera opción: describir una vez la estructura de origen y reutilizar el mismo mapeo controlado en los siguientes archivos.

Primero comprender los datos y después importarlos

Durante el onboarding se identifican la hoja con los datos de origen, la fila de encabezados, la primera fila de datos y la columna que identifica de forma única un pedido. Después, las columnas de Excel se asignan a campos de TSC. La configuración distingue texto, números enteros, decimales y fechas, y puede aportar valores predeterminados para información que no aparece en la hoja.

El archivo de origen no tiene que copiar los nombres internos de TSC. Una columna llamada «Referencia de trabajo» puede convertirse en el número de pedido, «Llegada prevista» en la fecha de entrega y «Unidades de manipulación» en el número de palés. Lo importante es que el mapeo represente el significado real de los datos.

Varias filas de Excel, un solo pedido en TSC

Un pedido puede contener varias líneas de material, por lo que su número puede aparecer en distintas filas del archivo. La configuración define una clave común. La importación agrupa las filas coincidentes en un único pedido y mantiene cada fila como una línea independiente.

Por ejemplo, si el pedido SO-24018 aparece una vez con 12 palés y otra con 4 palés de un material diferente, el resultado no son dos pedidos. TSC crea un pedido con dos líneas. La estructura original se conserva sin combinar filas manualmente.

Conectar datos maestros en lugar de volver a escribirlos

La importación puede hacer más que transferir texto. Los valores seleccionados se pueden vincular con registros existentes de TSC por nombre o identificador ERP. Así es posible resolver un transportista, cliente, destinatario o proveedor, además de una sede, un recurso o un tipo de palé.

Cuando el proceso de negocio lo permite, la configuración también puede definir una referencia alternativa para un valor ausente o no localizado. La regla forma parte de la configuración compartida y no queda oculta en la rutina manual de un usuario.

Comprobar el archivo antes de guardar los datos

La configuración también funciona como lista de validación. La importación comprueba que estén presentes todas las columnas mapeadas y que los valores obligatorios correspondan al tipo esperado. Si falta una columna, el archivo incompatible no se procesa. Si el problema está en una fila concreta, el resultado indica dónde se produjo.

Los resultados distinguen los registros creados, modificados y rechazados con error. El usuario no tiene que adivinar si el archivo se procesó por completo y puede centrarse únicamente en las filas que requieren atención.

Repetir la importación sin crear una segunda copia

En una importación posterior, TSC busca el pedido mediante el identificador configurado. Si no existe, lo crea. Si ya existe, actualiza el pedido y sustituye sus líneas por el contenido actual del archivo. Por eso, elegir un identificador estable y correcto es una parte importante de la configuración.

También resulta útil cuando la hoja se genera periódicamente como exportación de un ERP u otra aplicación empresarial. Los datos corregidos pueden volver a importarse sin buscar y eliminar manualmente la versión anterior del pedido.

Qué cambia al incorporar un nuevo cliente

• Menos preparación del archivo: el cliente puede conservar una estructura conocida si contiene los datos necesarios.
• Menos código específico: los escenarios compatibles se describen mediante configuración en lugar de un importador exclusivo.
• Verificación más rápida: cambiar el nombre de una columna, un tipo de dato o una referencia no obliga a reconstruir todo el proceso.
• Responsabilidad de los datos más clara: las columnas obligatorias, los valores predeterminados y las reglas de búsqueda se definen en un solo lugar.

Configurable no significa importar cualquier archivo sin preparación

La configuración inicial sigue requiriendo comprender las columnas, elegir una clave estable para el pedido y alinear los valores de origen con los datos maestros de TSC. Antes del uso en producción conviene probar en un entorno seguro pedidos habituales, líneas repetidas, valores vacíos y escenarios de error.

La diferencia es que ese trabajo produce una configuración repetible. Los archivos siguientes ya no tienen que adaptarse manualmente a una plantilla rígida, y un nuevo formato de cliente no exige automáticamente una nueva pieza de código.

¿Quiere utilizar su propia estructura de Excel sin transcripción manual?

Podemos revisar la estructura del archivo, proponer el mapeo y validar juntos la importación con datos representativos. Consulte más opciones en la página de integraciones de Time Slot Control.