Cómo Vaillant Group hizo más eficiente la logística en sus plantas de producción

El motivo principal fue la necesidad de obtener datos de calidad e información transparente para gestionar el rendimiento logístico. Queríamos una visión clara y medible de cómo se utiliza nuestra logística, cuáles son las necesidades reales de capacidad de personal y equipos y cómo reacciona la logística a los cambios en la producción. El objetivo del proyecto no era el ahorro directo, sino aumentar la eficiencia, la organización y la capacidad de evaluar objetivamente los procesos operativos.

Además, la experiencia de otras plantas, en concreto del almacén de Skalica, nos dio una idea clara de cómo debía funcionar un sistema moderno de gestión de franjas horarias. Gracias a ello entramos en el proyecto con requisitos muy concretos. Hoy el sistema también funciona como una herramienta transparente de gestión de la capacidad y muestra con claridad si la logística es eficiente, si hay un problema en la organización de la operación o si realmente es necesario reforzar la plantilla.

No fue un concurso formal sin una idea previa. Sabíamos qué solución buscábamos. El primer contacto con Time Slot Control tuvo lugar a finales de 2022 en la conferencia SLOVLOG, donde conocimos a representantes de Lotraco y empezamos a hablar de opciones concretas para llevar a cabo el proyecto.

A lo largo de 2023 siguieron varias presentaciones, debates internos y, después, la presentación del concepto a la empresa matriz. Otro momento importante fue conocer Time Slot Control en nuestro almacén externo, que Fiege gestiona para Vaillant en Austria. Las pruebas del sistema comenzaron en septiembre de 2023 y el contrato se firmó en diciembre de 2023.

La implantación fue muy fluida, sobre todo porque desde el principio sabíamos exactamente lo que queríamos. El proyecto empezó con una prueba piloto con un solo proveedor, en la que validamos el sistema y, al mismo tiempo, creamos un marco interno de reglas para su uso coherente.

El gran reto no fue la parte técnica, sino cambiar la mentalidad de los usuarios, tanto en logística como en la portería. La formación inicial y la posterior «evangelización» del sistema dentro de la empresa fueron clave. El soporte de Time Slot Control fue impecable en todo momento. Otra gran ventaja fue lo intuitivo y flexible que es el sistema, que pudimos adaptar por completo a nuestras condiciones internas sin intervenciones complejas del proveedor.

El cambio fundamental fue la claridad y la transparencia de toda la operación. Al cabo de unos seis meses ya teníamos datos de calidad con los que optimizar los procesos logísticos y el uso de los muelles, seguir la ocupación de cada franja horaria e ir incorporando más proveedores.

El proyecto se llevó a cabo en gran medida desde cero, lo que nos permitió obtener datos de partida muy precisos: cuántos vehículos llegan, qué retrasos traen y cuál es su impacto real en la logística y la producción. Con esta información pudimos alinear mejor la logística con las necesidades de producción.

El objetivo principal del proyecto no era el ahorro, sino la transparencia y la eficiencia. Aun así, hoy ya podemos cuantificar el aumento del rendimiento: antes de introducir el sistema despachábamos unos 500 palés al día; tras implantar Time Slot Control, son aproximadamente 700. Estos datos muestran con claridad la aportación del sistema a la eficiencia global de la operación logística.

La adaptación fue sorprendentemente rápida. Los transportistas entendieron muy pronto que el sistema también les beneficia, sobre todo por la transparencia. En caso de disputas o costes adicionales, hoy disponemos de datos claros que muestran sin ambigüedad si una reclamación está justificada.

Al principio los problemas estaban más bien de nuestro lado, por ejemplo, al configurar un número suficiente de franjas horarias. También se vio que la descarga en sí supone solo un tercio del tiempo, mientras que el resto corresponde al registro interno y la ubicación del material. Por eso hubo que ajustar bien la duración de las franjas y alinear las expectativas de todas las partes.

Comparamos las soluciones disponibles en el mercado europeo. Entre los criterios principales estaban la integración con SAP, la amplitud de la solución, la flexibilidad, la claridad, el soporte local y el coste total. Tras evaluarlos, Time Slot Control resultó ser la solución más adecuada y adaptable a nuestras necesidades. Lo decisivo fueron, sobre todo, la flexibilidad del sistema y un soporte local de calidad.

Estamos muy satisfechos con la aplicación. Valoramos especialmente poder administrar y configurar todo el sistema por nuestra cuenta, sin intervención del proveedor. El soporte técnico es de muy alto nivel. Solo hubo pequeñas incidencias relacionadas con un fuerte aumento del número de franjas horarias, y se resolvieron rápidamente.

La ventaja clave es la disponibilidad de datos y su utilidad para planificar la producción y la logística. Gracias a Time Slot Control podemos reaccionar a tiempo a los cambios en los planes de producción, optimizar el número de muelles y de personal y detectar posibles problemas por parte de los transportistas. El sistema aporta transparencia no solo a los directivos, sino también al personal de almacén, que tiene una visión completa de los flujos de material previstos tanto en recepción como en expedición. De cara al futuro vemos un gran potencial en una mayor integración con la producción y en más automatización.

Sí, sin duda. Sobre todo a empresas con una logística compleja y vinculada a la producción. En este proyecto no buscábamos principalmente ahorro, sino beneficios claros: transparencia, datos y la capacidad de gestionar la logística con hechos, no con impresiones.