Jak Grupa Vaillant usprawniła logistykę w zakładach produkcyjnych

Głównym powodem była potrzeba uzyskania wysokiej jakości danych i przejrzystych podstaw do zarządzania wydajnością logistyczną. Chcieliśmy mieć jasny i mierzalny przegląd tego, jak wykorzystywana jest nasza logistyka, jakie są rzeczywiste potrzeby kadrowe i sprzętowe oraz jak logistyka reaguje na zmiany w produkcji. Celem projektu nie były bezpośrednie oszczędności, ale zwiększenie efektywności, uporządkowania oraz możliwości obiektywnej oceny procesów operacyjnych.

Doświadczenia z innych zakładów, a konkretnie z magazynu w Skalicy, dały nam ponadto jasne wyobrażenie o tym, jak powinien funkcjonować nowoczesny system zarządzania oknami czasowymi. Dzięki temu przystąpiliśmy do projektu z bardzo konkretnymi wymaganiami. Obecnie system funkcjonuje również jako przejrzyste narzędzie do zarządzania mocami i jednoznacznie wskazuje, czy logistyka jest efektywna, czy wystąpił problem w organizacji pracy, a także czy rzeczywiście konieczne jest wzmocnienie zasobów kadrowych.

Nie była to formalna procedura przetargowa bez wcześniejszej koncepcji. Wiedzieliśmy, jakiego rozwiązania szukamy. Pierwszy kontakt z systemem Time Slot Control miał miejsce pod koniec 2022 roku podczas konferencji SLOVLOG, gdzie spotkaliśmy się z przedstawicielami firmy Lotraco i rozpoczęliśmy dyskusję na temat konkretnych możliwości realizacji projektu.

W ciągu 2023 roku odbyło się kilka prezentacji i wewnętrznych dyskusji, a następnie przedstawiono koncepcję spółce macierzystej. Ważnym momentem było również zapoznanie się z Time Slot Control w naszym magazynie zewnętrznym, który dla firmy Vaillant prowadzi firma Fiege w Austrii. Testy systemu rozpoczęły się we wrześniu 2023 r., a umowa została zawarta w grudniu 2023 r.

Wdrożenie przebiegło bardzo sprawnie, przede wszystkim dzięki temu, że od początku dokładnie wiedzieliśmy, czego chcemy. Projekt rozpoczęto od fazy testowej z jednym dostawcą, podczas której zweryfikowaliśmy system, a jednocześnie stworzyliśmy wewnętrzne ramy zasad jego konsekwentnego stosowania.

Dużym wyzwaniem nie była strona techniczna, ale zmiana sposobu myślenia użytkowników, zarówno w logistyce, jak i na portierni. Kluczową rolę odegrało wstępne szkolenie oraz późniejsza „ewangelizacja” systemu wewnątrz firmy. Wsparcie ze strony Time Slot Control przez cały czas było bez zarzutu. Dużą zaletą była również wysoka intuicyjność i elastyczność systemu, który można było w pełni dostosować do naszych wewnętrznych warunków bez konieczności skomplikowanych interwencji dostawcy.

Zasadniczą zmianą była przejrzystość i transparentność całego procesu operacyjnego. Po około pół roku dysponowaliśmy wysokiej jakości danymi, na podstawie których mogliśmy zoptymalizować procesy logistyczne i wykorzystanie ramp, monitorować obłożenie poszczególnych okien czasowych oraz stopniowo angażować kolejnych dostawców.

Projekt został w znacznej mierze zrealizowany „od podstaw”, co pozwoliło nam uzyskać bardzo dokładne dane wejściowe, na przykład dotyczące liczby przyjeżdżających pojazdów, ich opóźnień oraz rzeczywistego wpływu na logistykę i produkcję. Na podstawie tych informacji udało nam się lepiej dostosować logistykę do potrzeb produkcji.

Głównym celem projektu nie były oszczędności, ale przejrzystość i efektywność. Niemniej jednak już dziś jesteśmy w stanie określić wzrost wydajności operacyjnej. Podczas gdy przed wdrożeniem systemu byliśmy w stanie obsłużyć około 500 palet dziennie, po wdrożeniu Time Slot Control jest to około 700 palet dziennie. Dane te wyraźnie pokazują korzyści płynące z systemu dla ogólnej efektywności operacji logistycznych.

Adaptacja przebiegła zaskakująco szybko. Przewoźnicy bardzo szybko zrozumieli, że system przynosi korzyści również im, zwłaszcza w zakresie przejrzystości. W przypadku sporów lub dodatkowych kosztów mamy dziś do dyspozycji jasne dane, które jednoznacznie wskazują, czy reklamacja jest uzasadniona.

Na początku borykaliśmy się raczej z problemami po naszej stronie, na przykład z ustawieniem wystarczającej liczby okien czasowych. Okazało się również, że sam rozładunek stanowi jedynie około jednej trzeciej czasu, podczas gdy reszta przypada na wewnętrzną ewidencję i magazynowanie materiału. Konieczne było zatem prawidłowe ustawienie długości okien i zharmonizowanie oczekiwań wszystkich stron.

Przeprowadziliśmy porównanie rozwiązań dostępnych na rynku europejskim. Do głównych kryteriów należała możliwość integracji z SAP, kompleksowość rozwiązania, elastyczność, przejrzystość, lokalne wsparcie oraz całkowite koszty. Na podstawie oceny tych kryteriów Time Slot Control okazał się najodpowiedniejszym i najlepiej dającym się dostosować do naszych potrzeb rozwiązaniem. Decydujące znaczenie miała przede wszystkim elastyczność systemu oraz wysokiej jakości lokalne wsparcie.

Jesteśmy bardzo zadowoleni z aplikacji. Szczególnie cenimy sobie możliwość pełnej administracji i konfiguracji systemu we własnym zakresie, bez konieczności interwencji dostawcy. Wsparcie techniczne jest na bardzo wysokim poziomie. Drobne awarie pojawiły się jedynie w związku z gwałtownym wzrostem liczby okien czasowych, jednak zostały one szybko rozwiązane.

Kluczową korzyścią jest dostępność danych oraz ich przydatność do planowania produkcji i logistyki. Dzięki Time Slot Control jesteśmy w stanie na czas reagować na zmiany w planach produkcyjnych, optymalizować liczbę ramp i personelu oraz wykrywać ewentualne problemy po stronie przewoźników. System zapewnia przejrzystość nie tylko menedżerom, ale także magazynierom, którzy mają doskonały wgląd w nadchodzące przepływy materiałów zarówno na przyjęciu, jak i na wysyłce. W przyszłości dostrzegamy duży potencjał w dalszym połączeniu z produkcją oraz w wyższym stopniu automatyzacji.

Tak, zdecydowanie. Zwłaszcza firmom o złożonej logistyce i powiązaniach z produkcją. W tym projekcie nie chodziło nam przede wszystkim o oszczędności, ale o znaczące korzyści – przejrzystość, dane oraz możliwość zarządzania logistyką w oparciu o fakty, a nie wrażenia.